1. Eingangsbestätigung durch das beA System
Bei dem Versand von elektronischen Dokumenten per beA an ein Gericht gilt, dass die Dokumente bei dem Gericht eingegangen sind, sobald sie auf der für den Empfang bestimmten Einrichtung des Gerichts gespeichert sind. Dem Absender wird automatisiert eine Eingangsbestätigung erteilt (vergleiche § 130a Abs. 5 ZPO für die ordentliche Gerichtsbarkeit und die korrespondierenden Vorschriften der besonderen Gerichtsbarkeiten § 46c Abs. 5 ArbGG / § 65a Abs. 5 SGG / § 55a Abs. 5 VwGO / § 52a Abs. 5 FGO).
Die für den Empfang bestimmte Einrichtung ist hierbei der jeweilige Server (Intermediär), den die Justiz für den Empfang der Nachrichten verwendet, also der Justiz-Server. Im Regelfall ist dies der zentrale EGVP-Intermediär, beim BGH ist dies der Empfänger-Intermediär der IT Baden-Württemberg.
Weitere Informationen:
beA Newsletter 27/2019 der BRAK vom 08.08.2019 (Abschnitt "Dem Fehlerteufel ein Schnippchen schlagen")
beA Newsletter 31/2019 der BRAK vom 17.10.2019 (Abschnitt "Wo findet man Eingangsbestätigung, Prüf- und Übermittlungsprotokoll?")
beA Newsletter 12/20220 der BRAK vom 03.09.2020 (Abschnitt "Eingangsbestätigung einer beA-Nachricht")
beA Newsletter 5/2021 der BRAK vom 04.11.2021 (Abschnitt "Bitte die automatisierte Eingangsbestätigung des adressierten Gerichts prüfen")
beA Newsletter 10/2021 der BRAK vom 08.10.2021 (Abschnitt "Nachweis des Zugangs elektronischer Dokumente bei Gericht")
2. Eingangsbestätigung in der beA Weboberfläche
In der beA Weboberfläche ist die Eingangsbestätigung in der versendeten beA Nachricht enthalten und einsehbar.
2.1 Eingangsbestätigung vorhanden
In der versendeten Nachricht ist die Eingangsbestätigung das im Feld "Zugegangen:" angezeigte Datum mit Uhrzeit.
Zusätzlich wird die positive Übermittlung der Nachricht in den Feldern "Übermittlungscode" (= "0800") und "Meldungstext" (= "Auftrag ausgeführt, Dialog beendet") sowie "Übermittlungsstatus" (= "Erfolgreich") oder "Status" (= "kein Fehler") ausgewiesen.
Wenn die versendete Nachricht aus der beA Weboberfläche exportiert wird, ist die Eingangsbestätigung in der Exportdatei in der export.html enthalten.
2.2 Eingangsbestätigung nicht vorhanden
Wird in dem Feld "Zugegangen" kein Datum und keine Uhrzeit angezeigt, ist keine Eingangsbestätigung erfolgt.
In solchen Fällen wird zudem die negative Übermittlung in den Feldern "Übermittlungscode" und "Meldungstext" (beispielsweise = "Die Nachricht konnte nicht an den Intermediär des Empfängers übermittelt werden") und "Übermittlungsstatus" (= "fehlerhaft") ausgewiesen.
2.3 Prüfprotokoll
In der beA Weboberfläche erhält man über das dortige Prüfprotokoll noch zusätzliche Informationen, beispielsweise ob der Versand über einen sicheren Übermittlungsweg erfolgte und ein VHN (vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis) vorhanden ist oder beispielsweise eine Prüfung der Gültigkeit von qualifizierten elektronischen Signaturen (qeS), sofern die Dateianlagen der Nachricht mit qeS versehen sind.
Das Prüfprotokoll ist in der Nachricht über die Schaltfläche „Signaturen prüfen“ aufrufbar.
Wenn die versendete Nachricht exportiert wird, ist das Prüfprotokoll in der Exportdatei in der VerificationReport.html enthalten.
Ob man eine Nachricht per beA über einen sicheren Übermittlungsweg versendet, lässt sich im Prüfprotokoll im Abschnitt "Informationen über den Übermittlungsweg" feststellen:
Beim Versand einer Nachricht aus dem beA steht im Prüfprotokoll im Abschnitt "Informationen über den Übermittlungsweg" entweder "Sicherer Übermittlungsweg aus einem besonderen Anwaltspostfach." (= sicherer Übermittlungsweg) oder "Diese Nachricht wurde per EGVP versandt." (= kein sicherer Übermittlungsweg).
Für empfangene beA-Nachrichten wird im RA-MICRO Posteingang zu der beA-Nachricht ein Prüfprotokoll abgerufen (Pruefprotokoll.html), welches inhaltlich dem Prüfprotokoll aus der beA Weboberfläche entspricht.
2.4 Nachrichtenexport
Indem man eine versendete beA Nachricht in der beA Weboberfläche exportiert, erhält man die Eingangsbestätigung in der export.html und das Prüfprotokoll in der VerificationReport.html.
Auch aus RA-MICRO versendete beA Nachrichten sind in der beA Weboberfläche in dem Ordner Gesendet enthalten und können entsprechend geöffnet und exportiert werden.
Bis zur beA Version 3.8.1 wurde beim Export einer beA Nachricht aus der beA Weboberfläche zu der ZIP-Datei (welche die exportierten Dateien enthält) auch eine Signaturdatei erstellt. Diese Signaturdatei ist mir den darauffolgenden beA Versionen entfallen.
In dem beA Newsletter 10/2021 der BRAK vom 08.10.2021 (Abschnitt "Nachweis des Zugangs elektronischer Dokumente bei Gericht") hatte die BRAK über diese Änderung informiert und auf einer weiteren (inzwischen nicht mehr verfügbaren) Informationsseite dazu ausgeführt:
Bis zur Version 3.8.1 der beA-Webanwendung wurde dem ZIP-Container zudem noch automatisch – überobligatorisch - eine Zeitstempel-Signatur beigefügt. Die Signatur diente nur dem Nachweis, dass der ZIP-Container und sein Inhalt – ohne dass der Inhalt selbst zum Gegenstand der Signatur selbst gemacht worden wäre - zu einem definierten Zeitpunkt auf dem System des Rechtsanwalts vorlag, nämlich zum Zeitpunkt des Exports. Der Rechtsanwalt konnte mit dieser Zeitstempelsignatur nachweisen, dass zum Zeitpunkt des Exports die Nachricht bestimmte Inhalte hatte. Ob vor dem Exportzeitpunkt eine Veränderung der Nachricht vorgenommen wurde, bestätigt der Zeitstempel indes nicht. Er war somit nur sehr eingeschränkt dazu geeignet, die Integrität eines Nachrichten-Containers zu bestätigen und im Übrigen auch überflüssig.
Die im beA-System erzeugten Zeitstempel-Signaturen ließen sich zudem nur mit einem bestimmten Prüfprogramm, dem Governikus Signer, prüfen. Diese Software stellt der Hersteller indes nicht mehr in der bisherigen Form zur Verfügung. Alternative Prüfungen der in beA erzeugten Zeitstempel-Signaturen sind nicht möglich, denn es handelte sich um ein proprietäres Format. Da die Zeitstempel-Signatur nicht mehr prüfbar ist und das beA-System bereits die für den Nachweis des erfolgreichen Versands und die Fristenkontrolle erforderlichen Dokumentationen bereitstellt, hat sich die BRAK entschieden, die Zeitstempelsignatur nicht mehr anzubringen. Denn zum Nachweis, dass die gesendete Datei nach ihrem Export nicht mehr verändert wurde, ist der Absender weder gesetzlich noch durch die Rechtsprechung verpflichtet.
In dem ERV Beitrag von Dr. Henning Müller vom 07.10.2021 "Keine Panik - Der Nachweis des beA-Postausgangs aus Gerichtssicht" wird der Entfall dieser Signaturdatei beschrieben und bewertet.
3. Eingangsbestätigung in RA-MICRO
3.1 Zustellnachweis und Zustellbestätigung
RA-MICRO speichert für eine versandte beA Nachricht automatisch einen „Zustellnachweis“ (bei einem Gericht als Empfänger) bzw. eine "Zustellbestätigung" (bei einem beA-Postfach als Empfänger) zu der versandten Nachricht in die E Akte.
In diesem Zustellnachweis (bzw. in der Zustellbestätigung) wird die Eingangsbestätigung durch die nach dem Begriff „Zugegangen“ angezeigten Angaben zu Datum und Uhrzeit dargestellt. Sind dort keine Angaben enthalten, liegt keine Eingangsbestätigung vor.
Die Informationen dazu stammen aus den von der beA-Schnittstelle der BRAK (KSW-Schnittstelle / BRAK-Toolkit) gelieferten Daten und werden als PDF-Dokument aufbereitet.
Bei Versand an ein Gericht wird die Information auf dem Justizserver (Intermediär) erzeugt (ProcessCard), bei Versand an ein beA-Postfach wird die Information vom beA-System selbst bestätigt (weitere Informationen hierzu in dem Aktuellen Hinweis AH 02-20).
Dies korrespondiert auch mit den Angaben zu "Übermittlungscode" und "Meldungstext". Liegt eine Eingangsbestätigung vor, wird zusätzlich "Übermittlungscode" = "0800" und "Meldungstext" = "Auftrag ausgeführt, Dialog beendet" angezeigt.
Seit RA-MICRO Version 2022.03.001 ist der Zustellnachweis erweitert worden um die Angaben "OSCI-Nachrichten-ID", "Übermittlungscode", "Meldungstext" und die Dateigrößenangaben der Dateianlagen. Somit kann der Zustellnachweis über die "OSCI-Nachrichten-ID" einer konkreten Nachricht zugeordnet werden und über die Dateigrößenangaben können auch die Dateianlagen zugeordnet werden.
Die beA Schnittstelle der BRAK (KSW-Schnittstelle / BRAK-Toolkit) sieht keine Möglichkeit vor, eine wie über den Nachrichtenexport enthaltene export.html Datei abzurufen.
3.2 Sonderfall: Manuelle Bestätigung des Versands
Sofern nach dem Nachrichtenversand der Zustellstatus nicht aktualisiert werden konnte, verbleibt die Nachricht im beA Postausgang.
Warum ein Zustellstatus nicht aktualisiert werden konnte, kann mehrere Gründe haben, beispielsweise (vorübergehende) Fehler im beA System oder wenn der versendende beA Benutzer nicht über das beA Recht 20 verfügt (vergleiche Auswirkungen von beA-Rechten in RA-MICRO).
In solchen Fällen kann die Zustellung manuell bestätigt werden:
Wird ein Versand manuell bestätigt, wird bei "Zugegangen:" das Datum und die Uhrzeit der manuellen Bestätigung eingetragen und nicht das Datum und die Uhrzeit der vom beA System übermittelten Eingangsbestätigung. Zudem wird auch bei beA Nachrichten an ein Gericht eine "Zustellbestätigung" erstellt und kein "Zustellnachweis".
In diesen Fällen ist es wichtig, die Eingangsbestätigung in der beA Weboberfläche zu prüfen.
3.3 ProcessCard und ProcessCardInfo
Bei einer beA Nachricht an ein Gericht speichert RA-MICRO auch automatisch die ProcessCard Datei sowie die ProcessCardInfo Datei zu der versandten Nachricht als XML-Dokument in die E-Akte.
Sollten die ProcessCard und ProcessCardInfo Dateien nicht sichtbar sein, sind diese möglicherweise über die Einstellungen E-Workflow > E-Akte > 1.1 Anzeige > 1.07 Technische Dateianhänge ausblenden ausgeblendet.
In diesem Fall lassen sich die technischen Dateianhänge in der E-Akte bei Bedarf über rechte Maustaste auf die beA-Nachricht bzw. rechte Maustaste auf die Empfangsbekenntnis Rückantwort > Technische Dateianhänge einblenden vorübergehend anzeigen.
Die ProcessCardInfo Datei enthält den verschlüsselten Inhalt, die ProcessCard Datei enthält den entschlüsselten Inhalt.
Die darin enthaltenen Daten erhält RA-MICRO über die beA-Schnittstelle der BRAK direkt nach dem Versand der beA Nachricht an das Gericht (bzw. dem Eingang auf dem Justiz-Server / Intermediär).
In der ProcessCard Datei sind die Zustellinformationen enthalten nebst einer qualifizierten elektronischen Signatur der BRAK, mit der die Authentizität der Datei im Bedarfsfall nachgewiesen werden kann.
3.4 Eignung des Zustellnachweises als Eingangsbestätigung
Der Zustellnachweis in RA-MICRO ist derzeit dafür geeignet, für den RA-MICRO Anwender zu prüfen, ob und wann die Eingangsbestätigung bei Gericht erfolgt ist.
Ausnahme: Sonderfall der manuellen Bestätigung des Versands (siehe oben).
Da der Inhalt des Zustellnachweises zwar aus Informationen stammt, die über die beA Schnittstelle der BRAK (KSW-Schnittstelle / BRAK-Toolkit) geliefert werden, der Zustellnachweis aber von RA-MICRO selbst erstellt wird, kann nicht eingeschätzt werden, ob jedes Gericht im Bedarfsfall den RA-MICRO Zustellnachweis als Beweis für eine erfolgte und fristgerechte Zustellung anerkennen würde.
Falls man sich für den Bedarfsfall absichern möchte, dass man für eine konkrete Nachricht den Eingang bei Gericht und über das Prüfprotokoll auch die Gültigkeit der signierten Dokumente (sofern vorhanden) beweisen muss, ist der von der BRAK beschriebene Nachrichtenexport weiterhin die empfehlenswerte Methode (vergleiche beA Newsletter 10/2021 der BRAK vom 08.10.2021 - Abschnitt "Nachweis des Zugangs elektronischer Dokumente bei Gericht" und beA Newsletter 5/2021 der BRAK vom 04.11.2021 - Abschnitt "Bitte die automatisierte Eingangsbestätigung des adressierten Gerichts prüfen").