Schriftsätze mit E-Porto elektronisch frankieren (Word)

Allgemeines

Diese Funktion ermöglicht die elektronische Frankierung von Schriftsätzen, Briefumschlägen und Etiketten in MS Word über die Internetmarke der Deutschen Post. Hierzu wird der Kanzlei‑Briefkopf angepasst und die Frankierung während des Druckvorgangs automatisch ausgeführt.

1. Briefkopf anpassen

• Aufruf über die Funktion „Briefkopf MS Word“.
  
• Cursorpositionierung vor dem Platzhalter für den Briefkopf: entweder vor dem Adressfeld nach DIN 5008 ($DINAdresse) oder, wenn Platzhalter $1–$5 verwendet werden, vor $1.
  
• Einfügen einer Textmarke:
  
  • Registerkarte „Einfügen“ → Gruppe „Links“ → Textmarke.
  • Name der Textmarke: RA_STAMPIT → „Hinzufügen“ bestätigen.
    

2. Portokasse

• Bei der Deutschen Post ist eine Portokasse einzurichten.
• Zugangsdaten sind im Anschluss in den RA-MICRO Einstellungen Textverarbeitung MS-Word → E‑Porto → E-Porto verwenden zu hinterlegen.
• Über Test Login kann Prüfung auf Richtigkeit der hinterlegten Zugangsdaten erfolgen.

3. Druckmenü und Frankierung

• Über das RA‑MICRO Druckmenü erfolgt das Drucken des Schriftsatzes mit einer Frankiermarke.
• Die Frankiermarke wird in das Adressfeld eingefügt.
• Hinweis vor dem Druck:
  Auswahl der Frankierungsart (z. B. Standardbrief), der Vorschlag kann in den RA-MICRO Einstellungen Textverarbeitung MS-Word → E‑Porto → Voreinstellung angepasst werden.
  

Workflow

Beim Erstellen eines Schriftsatzes mit dem angepassten Briefkopf wird im Adressfeld zunächst ein Muster-Frankiervermerk als Grafik erzeugt.

Erfolgt der Ausdruck als Original über RA-MICRO Drucken, erscheint ein Hinweis.

Auswahl OK

• Die Mustergrafik wandelt sich in einen echten Frankiervermerk um
• Die anfallenden Portokosten werden dabei automatisch von der Portokasse bei der Deutschen Post abgebucht.
• Die entstandenen Postauslagen können optional in das Kostenblatt gebucht werden. Hierzu ist in den RA-MICRO Einstellungen Textverarbeitung MS-Word → E‑Porto die Option Postauslagen automatisch buchen und die gewünschte Kostenart zu wählen.
  

Hinweis:
Erscheint im Anschluss die nachfolgende Meldung, könnte die Ursache an fehlerhaft bzw. unvollständig hinterlegten Zugangsdaten in den Einstellungen Textverarbeitung MS Word → E‑Porto liegen bzw. kann u. U. ein Server-Problem bei der Deutschen Post die Ursache sein.

Auswahl Abbruch

• Der Ausdruck erfolgt mit der Mustergrafik.
• Es entstehen keine Frankierkosten.

Das Dokument wird bei folgenden Druckvorgängen elektronisch frankiert:

• RA-MICRO Drucken (nur 1. Original)
• Massensendung
  
• Beteiligtenrundschreiben
  

Hinweise zur Praxis

• Option „Zeichnungen und Textfelder beim Original ausblenden“ in RA-MICRO Drucken → Einstellungen nicht aktivieren.
• Wird mit vorgedrucktem Briefpapier gearbeitet und beim Originaldruck sollen Briefkopf‑Grafiken ausgeblendet werden, muss in „Briefkopf bearbeiten“ (RA-MICRO → Extras → Briefkopf MS-Word) die Option RA-MICRO Grafiken generell drucken deaktiviert werden.
• In den MS‑Word‑Optionen (Datei → Optionen → Anzeige → Druckoptionen) wird empfohlen, „In Word erstellte Zeichnungen drucken“ zu aktivieren.
• Bei Meldungen zur Portokasse sind die Zugangsdaten in den RA-MICRO Einstellungen Textverarbeitung MS-Word → E‑Porto zu prüfen, ggf. liegen Störungen von Seiten der Deutschen Post vor.