Allgemeines
Elektronische Beglaubigung
Hier werden bereits signierte Dokumente und Dokumente, die zur Signatur vorgesehen sind, angezeigt. Es können neue Dokumente oder bereits gespeicherte Dokumente signiert werden.
Mit einem Doppelklick auf ein Dokument in der Tabelle kann eine Vorschau des gewählten Dokuments angezeigt werden.
Der Bereich Elektron. Rechtsverkehr unterteilt sich in die Bereiche
→ Beglaubigung/Signatur (diese Seite)
Funktionen in der Toolbar
Neu
Für die Erstellung eines elektronisch beglaubigten Dokuments ist es erforderlich, dass das zu beglaubigende Dokument im TIF-, RTF- oder PDF-Format vorliegt und die Signatursoftware SecSigner mit der Möglichkeit zur Nutzung der Fernsignatur auf diesem Arbeitsplatz installiert ist.
Akte/Urkundennr.
Hier ist die Urkundennummer oder Aktennummer anzugeben, wenn diese zum Dokument gespeichert werden soll.
Dokument auswählen
Es öffnet sich ein Auswahlfenster, in welchem die Möglichkeit besteht, Dokumente aus einem bestimmten Ordner oder aus der E-Akte auszuwählen. Dabei können Dokumente im tif-Format, rtf-Format oder pdf-Format ausgewählt und mit einem Beglaubigungsvermerk versehen werden. Nach dem Zusammenfügen von Dokument und Beglaubigungsvermerk wird das Dokument im pdf-Format im Ordner Sig_Dok des jeweils gewählten Notars gespeichert.
Beglaubigungsvermerk
Hier kann der entsprechende Beglaubigungsvermerk ausgewählt werden. Es steht eine Auswahl aller in den Standardtexten hinterlegten Beglaubigungsvermerke zur Verfügung.
Liste der Dateinamen
In dieser Liste sind die Dateinamen der Dokumente aufgeführt, die signiert werden sollen. Durch Markieren der einzelnen ausgewählten Dokumente mit Mausklick, erhält man rechts nebenstehend eine Vorschau.
Wurden mehrere Dokumente ausgewählt, werden diese in der Reihenfolge ihrer Auflistung zu einem Dokument in einer Datei zusammengefasst. Der Name der automatisch erzeugten Datei setzt sich aus dem Namen des ersten gewählten Dokuments und der Dateierweiterung pdf zusammen.
Vorschau
Im Vorschaufenster wird oder werden die ausgewählten Dokumente sowie der gewünschte Beglaubigungsvermerk angezeigt. Der Beglaubigungsvermerk basiert auf den Standardtexten, die in der Programmfunktion Standardtexte hinterlegt wurden. Die Änderung des Beglaubigungsvermerkes nur zum gewählten Dokument ist über den Button Bearbeiten möglich.
Unkenntlich machen
Mit dieser Funktion können einzelne Passagen des Dokumentes, z.B. private Wohnanschrift der Beteiligten, gemäß den Vorgaben der Dienstordnung unkenntlich gemacht werden. Dazu wird das weiße Rechteck in der oberen linken Ecke auf der unkenntlich zu machende Stelle des Dokuments platziert und kann mit der Mausbedienung in der Größe angepasst werden.
Signieren
Sofern auf dem Arbeitsplatz die erwartete Signatursoftware installiert ist, kann das Dokument direkt in diesem Fenster signiert werden. Nach der Signatur wird das Fenster leergesetzt und es kann ein weiteres Dokument erstellt werden.
Speichern
Speichert das in der Vorschau angezeigte Dokumente mit dem gewählten Beglaubigungsvermerk. Das Fenster wird leergesetzt und kann ein weiteres Dokument erstellt werden.
Ok
Speichert das Dokument mit dem gewählten Beglaubigungsvermerk und beendet das Fenster.
Abbruch
Beendet das Fenster ohne das gewählte Dokument zu speichern.
Dokument hinzufügen
Mit Hilfe dieser Funktion können Dokumente und Bilder, die entweder über einen Scanner oder die Textverarbeitung erstellt wurden, aus einem beliebigen Ordner oder aus der E-Akte zu den unsignierten Dokumenten hinzugefügt werden.
Zu beachten ist hierbei, dass die Dokumente für eine Übernahme im TIF, RTF- oder PDF-Format vorliegen müssen. Weiterhin ist zu beachten, dass an dieser Stelle der Beglaubigungsvermerk nicht automatisch hinzugefügt werden kann.
Urkundennummer/Aktennummer
Hier sind die Urkunden-/Aktennummer einzugeben, die dem Dokument zugeordnet werden soll. Bei Eingabe einer Urkundennummer wird die Aktennummer automatisch vorgeschlagen, sofern diese bei Erfassung der Urkundenrollennummer hinterlegt wurde.
Dateien
In diesem Bereich werden die zur Verfügung stehenden Dokumente angezeigt. Hier ist das Dokument zu wählen, welches zu den unsignierten Dokumenten hinzugefügt werden soll.
Bei der Übernahme des Dokumentes kann in der Spalte Datei-Name eine eindeutiger bzw. aussagekräftiger Name mit Hinweis auf den Inhalt des Dokumentes vergeben werden. Unter diesem Namen wird das Dokument im Ordner Sig_Dok des gewählten Notars abgelegt. Es ist zu beachten, dass bei der Übernahme der Dokumente über Hinzufügen und einer späteren Signatur der Beglaubigungsvermerk nicht automatisch hinzugefügt wird. Dieser muss zuvor mit dem Dokument zusammen eingescannt oder auf anderem Weg beigefügt werden.
Vorschau
Im Vorschaubereich wird das gewählte Dokument zur Überprüfung angezeigt.
Ok
Auswahl dieser Funktion um das ausgewählte Dokument den unsignierten Dokumenten hinzuzufügen und die Eingabemaske zu verlassen.
Abbruch
Hierüber wird die Eingabemaske verlassen ohne das gewählte Dokument zu den unsignierten Dokumenten zu übernehmen.
Signieren
Hierüber wird die auf dem Arbeitsplatz installierte Signatursoftware (SecSigner) aufgerufen, um die gewählten Dokumente zu signieren.
Entfernen
Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn unter Signierte Dokumente eine Auswahl getroffen wurde. Bei den ausgewählten Dokumenten wird die Signatur entfernt und die Dokumente werden nach Unsignierte Dokumente verschoben.
Löschen
Hier werden die gewählten Dokumente nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht.
Funktionen im Bearbeitungsbereich
Anzeige
Über die Auswahl Anzeige kann bestimmt werden, ob alle gespeicherten Dokumente, nur unsignierte oder nur signierte Dokumente in der Übersicht angezeigt werden sollen.
Alle nicht signierten Dokumente auswählen
Mit Hilfe dieser Option können alle nicht signierten Dokumente gleichzeitig angewählt und signiert werden.
Übersicht über die Dokumente
In diesem Bereich werden alle gespeicherten oder hinzugefügten sowie signierten Dokumente angezeigt. Nach ihrer Auswahl können einzelne oder mehrere Dokumente signiert oder gelöscht werden. Ein Doppelklick auf ein bestimmtes Dokument öffnet die Dokumentenvorschau.
Dokumente automatisch löschen
Optional können erstellte Dokumente nach einer bestimmten Zeit ab der Erstellung automatisch gelöscht werden.
Videos
- Notariat: E-Notarpostfach
- Notariat: Elektronischer Rechtsverkehr im Notariat
- Notariat: Beglaubigung & Signatur von Dokumenten im elektronischen Rechtsverkehr
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