Auslagerung des Archiv-Ordners (E-Akte)
Einleitung
Einleitend ist zu erwähnen, dass eine automatisierte
Umstellung über die
E-Workflow-Einstellungen → E-Akte → Laufwerke → Archivlaufwerk (14.2) durchgeführt
werden kann.
Bei großen Datenbeständen bzw. umfangreichen Archiven benötigt die Migrationsroutine jedoch eine längere Initialisierungsphase zur Auswertung und Prüfung des Archivordners.
Während dieses Vorgangs erfolgt keine Statusanzeige.
Das Einstellungsfenster darf daher nicht geschlossen werden und muss
geöffnet bleiben.
Der nachfolgende Abschnitt beschreibt die manuelle Vorgehensweise zur Auslagerung des Archivs.
Einordnung der Archivstruktur (ab / vor 2023)
Für die Ablage von Akten gelten unterschiedliche
Speicherorte in Abhängigkeit vom Aktenjahr
(z. B. Aktenzeichen 999/22 → Jahr 2022).
Ab 2023 abgelegte Akten
Alle ab dem Jahr 2023 abgelegten Akten werden grundsätzlich
im Archiv des Hauptpools gespeichert.
Dies gilt für sämtliche Datenpools.
Die Ablage richtet sich nach dem in der global.ini des Hauptpools definierten Auslagerungspfad.
Akten vor 2023
Akten mit einem Aktenjahr vor 2023 können weiterhin im jeweiligen Archiv des zugehörigen Datenpools gespeichert sein:
{%DATENPOOL%}\archiv
Der konkrete Speicherort ergibt sich aus dem Eintrag in der global.ini des jeweiligen Datenpools.
1. Archiv-Ordner kopieren
Der vollständige Archiv-Ordner inklusive aller
Unterverzeichnisse wird kopiert.
Anschließend erfolgt eine Prüfung auf Vollständigkeit, bevor der ursprüngliche
Ordner gelöscht wird.
Standardpfad für den Archiv-Ordner:
%Datenlaufwerk%\archiv
Beispiel (Robocopy):
Robocopy %Quelllaufwerk%:\RA\Archiv %neues Archivlaufwerk%:\Archiv /MIR
2. global.ini des Hauptpools anpassen
Die Datei
%DATPATH%\Benutzer\global.ini
wird geöffnet und der folgende Eintrag angepasst:
[E-Akte]
AuslagerungsPfad=[neues Archivlaufwerk]:\archiv
Hinweis:
Bei Verwendung eines Datenlaufwerks muss der Pfad zwingend \ra\archiv
enthalten.
3. Datenpools
3.1 Umgang mit bestehenden Datenpools (Daten < 2023)
Nicht mehr genutzte Datenpools
Der vorhandene Archiv-Ordner kann unverändert bestehen bleiben.
Produktiv genutzte Datenpools
Der Archiv-Ordner kann optional auf das neue Archivlaufwerk
verschoben werden.
Anschließend ist die global.ini des jeweiligen Datenpools anzupassen.
Beispiel:
[E-Akte]
AuslagerungsPfad=E:\archiv_tst