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Mit Access können die Datenbanken relativ einfach auf Defekte geprüft werden. Im Folgenden wird dies Anhand der aarchiv.mdb erläutert.
In der aarchiv.mdb ist die ausschlaggebende Tabelle die tblElo_Aktenarchiv:
Wenn diese geöffnet und die Spalte „Nr.“ markiert wird, sollten im Bereich „Felder“ bei der „Feldprüfung“ beide Haken bei „Eindeutig“ und „Indiziert“ angehakt sein.
Im vorliegenden Fall ist der Haken bei „Eindeutig“ nicht gesetzt, was einen fehlenden Primärindex aufzeigt:
Dieser sollte gesetzt werden. Hierzu kann es dann aber zu folgender Fehlermeldung führen:
Dies deutet daraufhin, dass Duplikate in der aarchiv.mdb vorhanden sind.
Dies kann mithilfe des Abfrageassistenten im Bereich „Erstellen“ geprüft werden:
Auch hier ist die ausschlaggebende Tabelle dann die tblElo_AktenArchiv:
Im folgenden Fenster ist dann die für den Primärindex ausschlaggebende Spalte zu wählen (hier „Nr.“):
und anschließend ist „Weiter“ zu wählen:
im Folgenden Fenster sollten dann alle Spalten auf die rechte Seite übernommen werden, um eine genaue Zuordnung der Dokumente zu ermöglichen:
Anschließend erneut auf „weiter“:
Im folgenden Fenster kann man sich dann das Ergebnis über „Fertig stellen“ anzeigen lassen:
Und erhält dann das entsprechende Ergebnis:
Dieses kann man dann auch über „externe Daten“ an Excel übergeben:
Im vorliegenden Fall kann man dann „reine Duplikate“ (also doppelte Einträge ein und desselben Dokuments zur gleichen Datensatznummer – grün markiert) und „kritische Duplikate“ (also unterschiedliche Schreiben zu ggf. auch unterschiedlichen Akten zur gleichen Datensatznummer – rot markiert) erkennen:
Bei den grün markierten Duplikaten reicht es, eine der Zeilen zu entfernen, um das Duplikat zu bereinigen.
Bei den rot markierten sollte geprüft werden, welches Schreiben in der E-Akte angezeigt wird und ob beide Schreiben wiederhergestellt werden können. Im obigen Beispiel durch eine Druckdateinummer zweimal zur gleichen Datensatznummer allerdings zu unterschiedlichen Akten etc. gespeichert. Eines dieser Schreiben ist dann nicht mehr vorhanden nach der DB-Bereinigung.
Nachdem die Datenbank von den Duplikaten bereinigt ist, kann dann auch der Primärindex gesetzt werden:
Die Datenbank ist dann repariert.