Office Support Tool

Allgemeines

Das Office Support-Tool bietet verschiedene Lösungen für Supportanfragen im Zusammenhang mit den RA-MICRO Schnittstellen zu Microsoft Outlook und Word. Typische Anwendungsfälle:

• Fehlender Speicherdialog nach E-Mail-Versand durch Time-Out
• Speicherdialog öffnet sich an einem anderen Arbeitsplatz verzögert
• Nutzung verschiedener Mailaccounts führt zu fehlerhaftem Versand oder Speicherung
• Darstellungsprobleme (Hieroglyphen) bei Mehrfachversendung
• Verzögerter Speicherdialog bei laufendem Druckauftrag
• Probleme bei der Synchronisation innerhalb von Outlook (Standardkonto)
• Kein Speicherdialog bei Nutzung von Kerio mit Kanzleiadresse als Standardaccount
• Fehlerhafte Mailzuordnung (Prüfung u.a. anhand von Betreff oder Bezeichnung)
• Terminalserver: Sporadisches Auftreten von "_winword.exe" bei versteckter Wordinstanz für PDF-Hintergrunderstellung
  

Hinweise:

• Nach Änderungen in den Einstellungen Outlook und/oder Word neu starten.
• Für Tests mit winmail.dat muss der E-Mail-Empfang außerhalb von Outlook erfolgen, da Outlook die Anhänge korrekt verarbeitet und Testergebnisse verfälscht werden können.
  

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Vorabprüfung

• Sind aktuelle Windows- und Office-Updates installiert?
• Sind Virenscanner-Ausnahmen hinterlegt?
• Sind aktuelle RA-MICRO Schnittstellen installiert (ggf. RA-Krypt deinstallieren)?
• Werden Alternativen zu MS Exchange wie Kerio oder MailDaemon verwendet (Systemsteuerung → Programme und Features)?
• Arbeiten auf Terminalservern?

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Funktionen im Bearbeitungsbereich

O u t l o o k

Dokumentenvariablen – Standard / Normalfall

Die Standardmethode erkennt E-Mails für die Ablage in der E-Akte anhand einer User Property.

Probleme: Manche Mailprovider werten die User Property nicht aus, wodurch Anhänge als winmail.dat übertragen werden.

Lösungen:

• Alternative Mailerkennungsmethoden: „Listeneintrag“
• Bei Kerio/MailDaemon: Option „Mail suchen“ aktivieren

Option aktivieren, wenn sich der Speicherdialog nicht öffnet. Bei ausbleibender Wirkung Auswahl „Kerio/MDeamon“ nutzen.

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Winmail.dat

• Entsteht durch fehlerhafte Auswertung der User Property bei E-Mail-Versand über Outlook.
• Anhänge (z. B. PDF) landen beim Empfänger als winmail.dat.
• Alternative: E-Mail Body im HTML-Format versenden oder TNEF deaktivieren.

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Kerio / MailDaemon

• Bei Nutzung von Kerio/MailDaemon erfolgt die Erkennung über „Mail suchen“.
• E-Mails werden im Ordner „Gesendete Elemente“ identifiziert.
• Große Ordner können die Öffnung des Speicherdialogs verzögern.

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Zentral setzen

• Option aktivieren, wenn Änderungen nur für einen Arbeitsplatz oder alle Arbeitsplätze gelten sollen.

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Schnellspeicherung deaktivieren

• Not-Ausschalter für Speicherung in der E-Akte ohne Speicherdialog.
• Standardmäßig deaktiviert, da E-Mails sonst automatisch gespeichert werden, auch bei fälschlicher Aktennummernerkennung (z. B. Behörden).

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W o r d

_winword.exe auf Terminalservern

• Entsteht, wenn eine versteckte Wordinstanz für PDF-Hintergrunderstellung startet, ohne dass zuvor eine normale Wordinstanz geöffnet war.
• Lösung: Normale Wordinstanz kurz öffnen und schließen, bevor die versteckte Instanz startet.
• Der erste Start dauert minimal länger, danach wieder normale Geschwindigkeit.

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E - V e r s a n d

Format

Ermöglicht für den E-Versand mit Versandweg „E-Mail“ die Auswahl von Versandformat „HTML“. Standard ist „Text“. Zusätzlich können für die Briefanrede in der E-Mail nach Auswahl des Formats „HTML“ die Schriftart, Schriftgröße und Schriftfarbe festgelegt werden.

Abschlussleiste

• OK und Schließen:
  Speichert Änderungen und schließt das Fenster.
  
  
• Abbruch und Schließen:
  Schließt das Fenster ohne Speichern.
  

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