RA-MICRO EA E-Akte

Allgemeines

Die RA-MICRO E-Akte Schnittstelle in Outlook ermöglicht das Versenden und Speichern neuer oder vorhandener E‑Mails direkt in der E‑Akte. Dabei können Empfänger automatisch aus Adress- oder Aktenstammdaten übernommen werden. Zudem lassen sich Anlagen aus der E‑Akte bequem beifügen.

Funktionen bei einer neuen E-Mail / Weiterleitung einer vorhandenen E-Mail

Mit der Funktion „Datei aus E‑Akte anfügen“ lassen sich Anlagen aus der E‑Akte auswählen und direkt an eine E‑Mail anhängen. Mit „Senden & Speichern in E‑Akte“ werden Nachrichten versandt und können im Anschluss in der E‑Akte gespeichert werden.

Aus den RA-MICRO Adressen bzw. Akten kann über die Adressnummer- bzw. Aktennummer-Eingabe ein Empfänger gewählt werden.

Senden und Speichern in E-Akte / Speichern in E-Akte und senden

Versendet die E‑Mail und speichert sie zeitgleich in der E‑Akte.

Datei aus E-Akte anfügen

Ermöglicht die Auswahl des gewünschten Dokuments aus der E-Akte.

Die gewählte E-Akten-Anlage kann als Original, z. B. im Word- oder RTF-Format, oder bei Dokumenten, bei denen eine PDF-Vorschau in der E-Akte existiert, als größenreduzierte Kopie im PDF-Format beigefügt werden.

vOffice Besucher-Einladung

Hierüber wird ein Einladungslink zu einem vOffice VideoCall mit einem RA-MICRO Benutzer in den E-Mail-Text eingefügt.

Die Funktion ist erst nach erfolgter vOffice Einrichtung sicht- bzw. nutzbar. Diese erfolgt über die Auswahl von vOffice im RA-MICRO Hauptmenü.

Adressnummer

Eingabe einer Adressnummer oder Eingabe des Namens der gesuchten Person möglich. Bei Eingabe eines Namens listet RA-MICRO nach Bestätigung mit  alle Adressen auf, die der Eingabe entsprechen.

Aktennummer

Dient der Eingabe einer Aktennummer. Anstelle der Aktennummer kann auch der Auftraggeber- oder Gegnername aus der Aktenkurzbezeichnung eingegeben werden, sh. auch zusätzliche Hinweise zur Aktennummerneingabe

Aktenhistorie

Ruft eine Historie für den schnellen Aufruf bereits verwendeter Aktennummern auf.

Empfänger

• Bei Eingabe einer Aktennummer werden alle zum Vorgang gespeicherten Beteiligten mit E-Mail-Adresse aufgelistet.
• Bei Eingabe einer Adressnummer erscheint die zur Adresse hinterlegte E-Mail-Adresse sowie – falls vorhanden – die E-Mail-Adressen der zugehörigen Ansprechpartner.

An / Cc / Bcc

• Empfänger aus der Liste wählen und Empfangsart festlegen (An, Cc oder Bcc).
• Für „An“ ist genau ein Empfänger auswählbar, da der Betreff aus dessen Betreffzeilen generiert wird.

Einstellungen

Vor dem Start mit den *-Befehlen sollten die Outlook-Einstellungen an die Anforderungen der Kanzlei angepasst werden.

• Weitere Informationen: Einstellungen Outlook EA

Texteingabebereich

Textbausteine und Grußformeln
In einer neuen Outlook-Mail können – ähnlich wie in Microsoft Word – Textbausteine und Grußformeln automatisiert eingefügt werden.

Beispiel:
Eingabe von *textl1 und fügt den zugeordneten Kurzbrieftext in das E-Mail-Fenster ein.

Einfügen von HTML-Briefköpfen per E-Befehl
Mit dem *E-Befehl lässt sich ein HTML-Briefkopf in eine neue Outlook-E-Mail einfügen. Dieser Briefkopf entspricht dem Aufbau der E-Brief-Vorlagen aus RA-MICRO.

Beispiel:
Eingabe *E55/24 + -> Der HTML-Briefkopf wird daraufhin automatisch in die Mail übernommen.

Hinweis:
Für den *E-Aufruf wird der HTML-Briefkopf aus den Einstellungen der RA-MICRO Outlook-Schnittstelle\„Briefköpfe E-Brief“ verwendet.

Kombination mehrerer *-Befehle
Es ist möglich, mehrere Befehle in einer Kette einzugeben, um vollständige Anschreiben zu generieren.

Beispiel:
Die Eingabekombination *E7/20*textl1*texts1 und führt dazu, dass ein Briefkopf mit Kurzbrieftext und Grußformel im Mailfenster erstellt wird.

vollständige Übersicht der *Befehle Outlook EA

Funktionen bei einer vorhandenen E-Mail

Eine vorhandene E-Mail kann über die RA-MICRO Funktionen Speichern in E-Akte bzw. Speichern in E-Akte und Schließen zur E-Akte gespeichert werden.

Speichern in E-Akte

Mit dieser Funktion lassen sich E-Mails direkt aus Outlook in die E-Akte übernehmen.

Speichermöglichkeiten:
Es kann gewählt werden, ob:

• die gesamte E-Mail
• nur die Anlagen
• oder die E-Mail ohne Anlagen

gespeichert werden soll.

➡️ Details zur Speicherung in die E-Akte siehe Hauptartikel: Speicherung von E-Mails in die E-Akte

Weitere Optionen:

• Ausdruck: Die E-Mail kann während des Speichervorgangs ausgedruckt werden.
• Löschung aus dem Posteingang: Nach erfolgreicher Speicherung lässt sich die E-Mail automatisch aus dem Outlook-Posteingang entfernen.

Speichern in E-Akte und Schließen

Nach dem Speichern von E-Mails in die E-Akte – wahlweise mit oder ohne Ausdruck sowie mit optionaler Löschung der E-Mail aus dem Posteingang – wird das E-Mail-Fenster automatisch geschlossen.

Hinweisbutton

Wird eine E-Mail geöffnet, die bereits in die E-Akte übernommen wurde, erscheint eine entsprechende Hinweis-Schaltfläche. Beim Bewegen des Mauszeigers über die Schaltfläche (Mouseover) werden zusätzliche Informationen angezeigt, darunter die Aktennummer, der Benutzer sowie das Datum der Speicherung.

Weitere Information, sh. RA-MICRO Outlook-Kategorie

Weiterleiten mit Speicherinformation

E-Mails, die bereits über die RA-MICRO Schnittstelle in die E-Akte gespeichert und mit der Outlook-Kategorie „In RA-MICRO E-Akte gespeichert“ versehen wurden, können inklusive der zugehörigen Speicherinformationen weitergeleitet werden. Hierfür steht der Button „Weiterleiten mit Speicherinformation“ zur Verfügung.

Alternativ kann die Funktion auch über das Kontextmenü aufgerufen werden durch Rechtsklick auf eine einzelne, entsprechend gekennzeichneten Nachricht.

Diese Erweiterung erleichtert die transparente Weitergabe gespeicherter E-Mails innerhalb der Kanzlei.

Kategorie "In RA-MICRO E-Akte gespeichert"

E-Mails, die über die RA-MICRO Schnittstelle in die E-Akte gespeichert werden, erhalten – sofern in den RA-MICRO Outlook-Einstellungen die Option „Outlook-Kategorie für gespeicherte E-Mails“ aktiviert ist – automatisch die eindeutige Outlook-Kategorie „In RA-MICRO E-Akte gespeichert“. Dies erleichtert die Nachvollziehbarkeit und Übersicht innerhalb des Posteingangs.

Hinweis:
Bei Verwendung eines IMAP-Mailkontos ist zu beachten, dass Microsoft Outlook die Verwendung von Kategorien für IMAP-Konten nicht unterstützt. In solchen Fällen kann die RA-MICRO-Kategorie daher nicht angezeigt werden.

Weitere Funktionen und Erklärungen

E-Mails automatisiert zur E-Akte speichern

Im Empfängerfeld der E-Mail können zusätzlich Aktennummern eingegeben werden. Mehrere Aktennummern werden – wie bei mehreren E-Mail-Adressen – durch ein Komma oder Semikolon getrennt. Die Aktennummern können in verschiedenen Formaten, z. B. 55/24, 55-24 oder 55.24 eingegeben werden.

Über die Outlook-Funktion Senden oder Senden und Speichern in E-Akte wird die E-Mail im PDF-Format (nebst Anlagen im Originalformat – sofern vorhanden) direkt in die jeweilige E-Akte gespeichert und – sofern eine E-Mail-Adresse enthalten ist – auch an den Empfänger versandt.

mehrere E-Mails über Kontextmenü in E-Akte speichern

Bisher war es nur möglich, E-Mails einzeln und nacheinander in die E-Akte zu speichern. Um den Arbeitsablauf effizienter zu gestalten, können nun mehrere markierte E-Mails gleichzeitig einer E-Akte zugeordnet werden.

Vorgehensweise:
Nach Markierung mehrerer E-Mails in Microsoft Outlook kann über das Kontextmenü (rechte Maustaste) die Option „Speichern in E-Akte“ gewählt werden. Es erscheint ein Dialogfenster (siehe Abbildung), in dem folgende Eingaben möglich sind:

• Aktennummer: Festlegung der Zielakte
• Schlagwort, Rubrik und/oder Unterordner: Optional zur strukturierten Zuordnung innerhalb der E-Akte
• Bemerkung:
  • Standardmäßig ist die Option „Bemerkung aus E-Mail-Betreff“ aktiviert. In diesem Fall wird für jede E-Mail der jeweilige Betreff als Bemerkung übernommen.
    
  • Soll stattdessen für alle markierten E-Mails eine einheitliche Bemerkung verwendet werden, ist die Option zu deaktivieren und ein individueller Text einzugeben.
    

Hinweis:
Wird nur eine einzelne E-Mail markiert, erscheint wie bisher der gewohnte Standard-Speicherdialog der E-Akte.

Versandweg:
Beim Speichern von E-Mails in die E-Akte wird nun automatisch der Versandweg „m E-Mail“ gesetzt. Dieser Eintrag ist fest vorgegeben und kann nicht geändert werden.