Kalender 3.2 - Synchronisation

Allgemeines

Für eine Synchronisation stehen die RA-MICRO Kalender App für iOS, der Google-Kalender sowie für MS Office die lokale als auch die webbasierte (365) Outlook-Version zur Verfügung. Die Kalender-App kann mit jeder anderen Synchronisation parallel eingerichtet werden. Die Synchronisation erfolgt ca. alle 5-10min automatisch. Es werden alle zukünftigen und rückliegenden Termine der letzten 30 Tage synchronisiert.

Für eine Synchronisation mit dem RA-MICRO Kalender sollten zur Vermeidung von Datenverlust keine Aneinanderreihung weiterer Synchronisationen vorgenommen werden, z.B. vom RA-MICRO-Kalender mit Outlook-Kalender und dieser Outlook-Kalender mit Google-Kalender.

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit die Termine aus RA-MICRO heraus nur in eine Richtung zu synchronisieren. Fristen können aus haftungsrechtlichen Gründen ausschließlich nur exportiert werden.

Die Einrichtung oder Änderung einer bestehenden Synchronisation erfolgt über die Toolbar im Kalender unter Synchronisation.

Für eine neue Synchronisation wird unter Kalender der RA-MICRO-Kalender und unter Synchronisationsart der gewünschte Fremdkalender ausgewählt. Mit dem + wird die Einrichtung gestartet.

Eingerichtete Synchronisationen werden an dieser Stelle aufgelistet. Diese können aktiv angestoßen, bearbeitet und gelöscht werden. Über das Stiftsymbol kann ausgewählt werden, ob die Termine einseitig oder nur von RA-MICRO nach extern, sowie ob Termine und/oder Fristen synchronisiert werden sollen. Bei der Einstellung Fristen, werden die Fristen des Sachbearbeiters synchronisiert, welcher dem Kalender/Benutzer in der Benutzerverwaltung zugeordnet ist.



Die Synchronisation privater Kalender (nur Outlook 365 und Google) können ausschließlich nur vom entsprechenden Benutzer eingerichtet werden.

Für die Synchronisation eines lokalen Kalenders mit Outlook 365 oder Google kann der Synchronisationsjob an jedem Arbeitsplatz vorgenommen werden. In der Liste der eingerichteten Synchronisationen erscheint der lokale Kalender nicht mit seinen Namen, sondern nur als „Lokaler Kalender des Benutzers xy“.

Über „Neu synchronisierte Termine“ können die Termine, welche über Google, Outlook oder die RA-MICRO Kalender App synchronisiert wurden, eingesehen, geöffnet, editiert und zu einer Aktennummer zugeordnet werden. Mit „Alle Termine bestätigen“ werden die Termine abgearbeitet und der Counter entfernt.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

RA-MICRO Kalender-App für iOS

Die iOS Kalender-App kann grundsätzlich neben einer weiteren Synchronisation des RA-MICRO-Kalenders angelegt werden. Voraussetzung für die Einrichtung ist die Registrierung im RA-MICRO-Onlinestore (RMO).
In der Benutzerverwaltung müssen die Zugangsdaten zu RMO hinterlegt sein. Sollte das Passwort im RMO-Store geändert werden, muss dies auch in der Benutzerverwaltung von RA-MICRO erfolgen und ggf. vorhandene App-Synchronisationen neu hinterlegt werden.

Sobald in der Liste der eingerichteten Synchronisationen die App-Synchronisation für den gewünschten RA-MICRO Kalender eingerichtet ist, kann über den App Store der kostenlose Download gestartet und die App auf dem Handy installiert werden.

Mit Einrichtung der App-Synchronisation werden die Termine/Fristendaten im regelmäßigen Turnus an den von RA-MICRO für die App-Synchronisation zur Verfügung gestellten RMO-Server versandt.

Für die Synchronisation über den RMO-Server müssen in der Firewall folgende Ports freigeben werden:

Server: desync001.de
Port: 465, 587 und 993

Ferner sollte in den Allgemeinen Einstellungen > 8 Dienste der Kalender 3.2 Dienst aktiviert werden. Es empfiehlt sich, diesen Dienst bei mehreren Benutzern zu aktivieren.

Beim ersten Start der App entscheidet man sich, ob Push-Benachrichtigungen angezeigt werden sollen. Diese Einstellung kann jederzeit in den Handy-Einstellungen unter Benachrichtigungen geändert werden.

Die Nutzungsbedingungen müssen vor Einrichtung der Kalender-App akzeptiert werden. Die Kundennummer sowie die RMO-Benutzernummer und das RMO-Passwort werden hinterlegt. Sofern das Passwort an dieser Stelle geändert wird, muss die Änderung auch in der Benutzerverwaltung im RA-MICRO-Programm erfolgen. Die eingerichtete Synchronisation muss im RA-MICRO Kalender entfernt und neu eingerichtet werden. Mit Aktivieren des Kalenders in der App werden die Daten aus dem Kanzleikalender abgerufen, eingelesen und angezeigt.

Weitere Einstellungsmöglichkeiten und Informationen zur Nutzung der App befinden sich im Abschnitt iOS Kalender-App].

Outlook Kalender lokal

Voraussetzung für eine lokale Synchronisation ist ein Arbeitsplatz mit aktiv laufendem Kalender-Addin in Outlook und der Zugriff auf das Outlook-Postfach und den Outlook-Kalender. Sofern Outlook am synchronisierten Arbeitslatz geschlossen wird oder das Kalender-Addin nicht aktiv ist, findet keine Synchronisation statt.

Bei mehreren zu synchronisierenden Kalendern und dem Einsatz eines Microsoft Exchange Servers empfiehlt es sich, die Synchronisationen an einem ständig besetzten Arbeitsplatz einzurichten, sofern dieser in Outlook die Berechtigung für das entsprechende Outlook-Postfach und Outlook-Kalender besitzt.



Die Synchronisation darf nicht an mehreren Arbeitsplätzen aktiviert werden! Durch das Aktivieren der Synchronisation an mehreren Arbeitsplätzen kann es durch Mehrfachsynchronisierung zu Termindopplungen kommen.



Sofern mit der lokalen Outlooksynchronisation und korrekter Einrichtung nur an einem Arbeitsplatz/Benutzer Termindopplungen/-löschungen auftreten, kann dies durch ein Iphone-Abruf des Exchange Servers hervorgerufen werden. In diesem Fall sollte an dem synchronisierenden Arbeitsplatz der Outlook Cache-Modus deaktiviert werden.

Outlook 365

Die Outlook-Synchronisation über das Microsoft-Konto ermöglicht die Nutzung des Kalenders mit den Microsoft-Apps, insbesondere der Outlook 365 Web-Version und der Microsoft-App für Apple iOS und Android. Eine parallele Nutzung der RA-MICRO iOS-Kalender-App ist nicht nötig.

Diese Synchronisation kann an einem beliebigen Arbeitsplatz eingerichtet werden. Für den Zugriff auf den Outlook-Kalender werden die Zugangsdaten des Outlook-Accounts benötigt.



Nach Einrichtung kann der Zugang zum Account im Einrichtungsfenster gelöscht werden, auf den zuvor eingerichteten Synchronisationsjob hat das keine Auswirkungen. Die Daten des Accounts werden erst wieder benötigt, wenn der Synchronisationsjob gelöscht wurde und erneut eingerichtet werden soll.

Den Synchronisationsdienst übernimmt der zuerst in RA-MICRO angemeldete Arbeitsplatz. Sofern RA-MICRO an diesem Arbeitsplatz geschlossen wird, wird der Synchronisationsjob automatisch auf einen anderen aktiven Arbeitsplatz übertragen. In den allgemeinen Einstellungen unter 8 Dienste muss der Kalender 3.2 Dienst aktiv sein. Hier empfiehlt es sich den Dienst bei mehreren Benutzern zu aktivieren.

Google-Kalender

Statt der Synchronisation mit Google wird die Synchronisation mit Outlook 365 empfohlen. Die Daten stehen dann durch die von Microsoft zur Verfügung gestellten Apps auch für Android bereit.

Für die Synchronisation mit einem Google-Kalender müssen die Datenschutzhinweise akzeptiert werden.

Die Google-Synchronisation läuft an dem Arbeitsplatz an dem diese eingerichtet und die Authentifizierung (Zugriff zugelassen) durchgeführt wurde.

Bei der Einrichtung der Google-Synchronisation erfolgt automatisch eine Weiterleitung zur Google-Webseite. Nach der Anmeldung muss erneut der Zugriff aktiviert werden:



Anschließend kann in RA-MICRO der gewünschten Google-Kalender ausgewählt werden.

Evtl. muss das Synchronisationsfenster noch einmal geschlossen und über das Plus für die Einrichtung neu gestartet werden, damit der Google-Kalender angezeigt wird.

An einem Arbeitsplatz können weitere Google-Kalender synchronisiert werden. Voraussetzung ist, dass der weitere Google-Kalender dem Google-Account, für den bereits eine Synchronisation eingerichtet ist, freigegeben wurde.

Voraussetzung für die Freigabe im Google-Konto:
(ohne Gewähr - der Workflow im Google-Konto kann sich ändern - Stand 2024)

Google-Synchronisation z.B. Kalender Freihoff ist in RA-MICRO bereits eingerichtet.



a) Einrichtung im Google-Konto z.B. Meierhoff

Die Optionen des Kalenders über den Drei-Punkte-Button öffnen.

Über Einstellungen und Freigabe

den Menüpunkt Für bestimmte Personen oder Gruppen freigeben auswählen.

Über Personen und Gruppen hinzufügen kann die Freigabe mittels E-Mail-Adresse des Kontos, das bereits über RA-MICRO eingerichtet ist, erfolgen.

Nach dem Senden ist das Google-Konto freigegeben. Bei dem freigegebenen Konto müssen die Termindetails angepasst werden in Änderungen vornehmen und Freigabe verwalten.

b) Einrichtung im Google-Konto z.B. Freihoff, für den bereits eine Synchronisation in RA-MICRO eingerichtet ist

Über Weitere Kalender auf das + und Kalender abonnieren auswählen.



Unter Kalender hinzufügen die E-Mail-Adresse des freigegebenen Google-Kontos, z.B. Meierhoff, eingeben.



Der freigegebene Kalender steht nun unter Meine Kalender zur Verfügung.



Anschließend kann in RA-MICRO auch der freigegebene Google-Kalender für die weitere Synchronisation vorgenommen werden.

Über diesen Weg können an einem Arbeitsplatz mehrere Google-Synchronisationen eingerichtet werden.

Funktionen in der Abschlussleiste

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Abbruch + Schließen