Einstellungen Outlook EA

Allgemeines

Zu Beginn der Arbeit mit den in Outlook möglichen *-Befehlen wird empfohlen, die Einstellungen an die Kanzleierfordernisse anzupassen.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Aktennummerneingabe nur mit "/" im "An"-Feld zulassen

Bei Aktennummerneingabe wird nur das Zeichen "/" berücksichtigt i.V.m. "-" (Minus) lediglich bei Eingabe einer Unterakte (bsw. 1/22-1).

Die Zeichen "." (Punkt) oder "-" (Minus), wie sie in E-Mailadressen vorkommen können, bleiben ansonsten unberücksichtigt.

Briefköpfe E-Brief

Auswahl des Standard-Briefkopfes im HTML-Format für den Versand einer neuen E-Mail mit Briefkopf, welcher über *E-Befehl eingelesen werden kann.

Format

Zur Auswahl stehen .RTF, .DOC und .DOCX. Die Auswahl des Formats dient dazu, dass bevorzugt Textbausteine in diesem Dateiformat über *-Befehl eingelesen werden, wenn die Dateiendung im *-Befehl nicht mit angegeben wird.

Bsp.: Voreinstellung ist .DOCX. Bei Eingabe von *textbaustein + Enter wird der Baustein mit diesem Dateinamen und dem voreingestellten Dateiformat .DOCX eingelesen.

Soll ein Baustein trotz Voreinstellung .DOCX im RTF-Format eingelesen werden ist beim *-Befehl das Dateiformat zu ergänzen, bsw. *textbaustein.rtf

Stoppstellenmodus automatisch

Mithilfe des automatischen Stoppstellenmodus werden eventuell in einem Text oder Briefkopf vorhandene Stoppstellen (??) automatisch markiert.

Dies können zum einen fehlende Platzhalter sein oder variabel in einen Textbaustein einzufügende Daten.

Abschaltung der Sternchenlogik

Mittels der aus Microsoft Word bekannten Sternchen-Befehle kann auch in Outlook ein komplettes Anschreiben zur Akte generiert werden. Diese Funktion kann bei Auswahl dieser Einstellung deaktiviert werden.

Outlook-Kategorie für gespeicherte E-Mails

E-Mails, die über RA-MICRO gespeichert werden, erhalten automatisch die grüne Outlook-Kategorie „In RA-MICRO E-Akte gespeichert“. Diese Kennzeichnung kann bei Bedarf in den Outlook-Einstellungen deaktiviert werden.

Hinweis:
Bei Verwendung eines IMAP-Mailkontos kann die Anzeige der RA-MICRO Outlook-Kategorie unter Umständen nicht erfolgen, da Microsoft für IMAP-Konten keine Unterstützung für Kategorien bietet.

Textbaustein einfügen ohne Übernahme Schriftart und Formatierungen

Wird diese Einstellung gewählt, werden die aufgerufenen Textbausteine an die verwendeten Standardformate eingefügt.

Textbaustein mit Schriftart und Formatierungen einfügen

Diese Einstellung bewirkt, dass alle aufgerufenen Textbausteine in der Schriftart und Schriftgröße mit sämtlichen Formatierungen eingelesen werden, mit denen sie gespeichert wurden.

Textbaustein mit Formatierungen einfügen

Diese Einstellung bewirkt, dass alle aufgerufenen Textbausteine mit sämtlichen Formatierungen (fett, kursiv, Zeilenabstand etc.) eingelesen werden, mit denen sie gespeichert wurden.

Schriftart und Schriftgröße werden an das verwendete Standardformat angepasst.

Automatische Briefanrede

Ist die Einstellung aktiviert, erhalten E-Mails - wenn der Empfänger in der RA-MICRO E-Akte Schnittstelle über das Feld An ausgewählt wird - automatisch die Briefanrede aus der Adresse. Ein selbständiges Erstellen der Briefanrede entfällt, hinterlegte Signaturen in Form von Grußformeln bleiben ebenfalls bestehen.

Funktionen in der Abschlussleiste

Zentral / Lokal

Zentrale Einstellungen können nur Benutzer mit der Benutzernummer 1, 9 oder 99 ändern oder solche Benutzer, denen unter Benutzerverwaltung, Rechteverwaltung das Programmrecht Verwalter zugeordnet ist. Lokale Einstellungen können geändert werden, wenn das Programmrecht Lokale Grundeinstellungen ändern unter Benutzerverwaltung, Rechteverwaltung gesetzt ist.

OK und Schließen

Speichert die vorgenommenen Einstellungen.

Abbruch und Schließen

Das Fenster wird geschlossen.