Aktenkonto (Einstellungen) 2

Aktenkonto

Anzeige

Markierungszeichen für Betragsänderung im Aktenkonto

Geänderte Beträge in den Spalten Auslagen, Gebühren und Fremdgeld des Aktenkontos werden mit dem Markierungszeichen vor dem Betrag gekennzeichnet, das in diesem Eingabefeld eingegeben wurde. Vom Programm vorgeschlagen wird das Zeichen *. Statt dessen können Sie auch ein anderes sinnvolles Zeichen eingeben; Ziffern, + und - sind nicht als Markierungszeichen zulässig.

Aktenkonto anzeigen vor dem Buchen

Wenn diese Einstellung gewählt ist, wird in der Buchenmaske nach Eingabe der Aktennummer automatisch das Aktenkonto-Fenster geöffnet.

Graustufen einstellen

Ermöglicht Graustufenskalierung im Aktenkonto.

Drucken

Nicht drucken / senden

Das Aktenkonto wird nach dem Speichern weder gedruckt noch gesendet.

Senden mit E-Brief

Ist diese Option aktiviert, wird das Aktenkonto bei Stapelbuchungen nach dem Speichern automatisch an den Postausgang übergeben. Bei Einzelbuchungen in der Finanzbuchhaltung oder im Aktenkonto erfolgt die Übergabe an den Postausgang erst nach dem Schließen der Buchenmaske. Der Versand erfolgt an den zur Akte hinterlegten Aktensachbearbeiter. Voraussetzung ist, dass diesem in der Sachbearbeiterverwaltung eine Benutzernummer zugewiesen ist und in der Benutzerverwaltung entweder eine E-Mail-Adresse oder eine Adressnummer mit hinterlegter E-Mail-Adresse vorhanden ist. Wenn keine gültige E-Mail-Adresse zugeordnet ist, erscheint ein Hinweis mit der Option, das Aktenkonto stattdessen zu drucken. Bei Auswahl von „Nein“ wird die Buchenmaske geschlossen, bei Auswahl von „Ja“ erfolgt der Ausdruck auf dem unter Druckoptionen in den Einstellungen Aktenkonto/Finanzbuchhaltung hinterlegten Drucker. In der Buchenmaske kann die Übergabe an den Postausgang für die aktuelle Buchung manuell rückgängig gemacht werden. Die in den allgemeinen Einstellungen gespeicherte Auswahl bleibt dabei unberührt. Wird die Option deaktiviert, erfolgt keine automatische Übergabe der Aktenkonten an den E-Brief (Postausgang). Eine spätere manuelle Übergabe ist jederzeit möglich.

Drucken/letzte Seite drucken

Bei Wahl dieser Einstellung wird das Aktenkonto nach dem Speichern sofort gedruckt. In der Buchenmaske besteht jedoch die Möglichkeit, diese Option in Ausnahmefällen für die jeweilige Buchung abzuwählen.

Hinweis: Optional kann der Druck auf die letzte Seite des Aktenkontos beschränkt werden, sofern die Einstellung entsprechend gesetzt ist.

Senden mit E-Mail

Bei Wahl dieser Einstellung wird das Aktenkonto nach dem Speichern sofort per Outlook versendet. In der Buchenmaske besteht jedoch die Möglichkeit, diese Option in Ausnahmefällen für die jeweilige Buchung abzuwählen.

Mit Kostenblatt

Nach dem Buchen wird zusätzlich zum Aktenkonto auch das Kostenblatt gedruckt, wenn diese Einstellung gesetzt ist.

Postkorb Aktensachbearbeiter

Nach dem Buchen werden Aktenkonten ggf. inklusive Kostenblatt automatisiert an den Postkorb des Aktensachbearbeiters übergeben.

Schacht Folgeseiten bei Aktenkonto abrechnen

Hier kann gewählt werden, aus welchem Druckerschacht die Folgeseiten bei der Aktenkontoabrechnung verwendet werden sollen. Bei Wahl dieser Einstellung kann der gewünschte Druckerschacht gewählt werden. Bei Abwahl dieser Einstellung erfolgt der Druck automatisch auf dem Standardschacht. Diese Einstellung ist zu wählen, wenn die erste Seite der Abrechnung auf Briefpapier oder anderen Vordrucken ausgegeben werden soll.

Excelexport

Über die Editierschaltfläche kann der Speicherpfad für Daten festgelegt werden, die als Excel-Datei aus Programmfunktionen des Programmbereichs Aktenkonto exportiert werden sollen.

Buchen

Buchen ohne Journalbuchung erlauben

Diese Einstellung steht nur zur Verfügung, wenn über Allgemeine Einstellungen die Einstellung Nichtintegrierte Buchungen lokal erlauben gesetzt ist. Wenn diese Einstellung gewählt ist, werden Buchungen in Aktenkonten gleichzeitig im Journal der Finanzbuchhaltung erfasst. Diese Einstellung wird beim ersten Aufruf der Einstellungen vorgeschlagen. Diese Einstellung muss i.d.R. immer gewählt werden, es sei denn, es soll ausdrücklich auf eine integrierte Buchung in das Journal verzichtet werden, weil z. B. nur eine Aktenbuchhaltung geführt werden soll.

Voreinstellung buchen in Aktenkonto

Wenn diese Einstellung gewählt ist, ist Buchen in Aktenkonto als Alternative zur Schnelleingabe voreingestellt. Buchen in Aktenkonto ist dann auch bei der weiteren Bearbeitung nach Eingabe des Rechnungsbetrages voreingestellt.

Voreinstellung buchen in Forderungskonto

Hier wird beim Aufruf von Buchen bereits vorgeschlagen, dass Buchungen in Aktenkonten auch in das Forderungskonto der Zwangsvollstreckung aufgenommen werden, d.h. die Einstellung Buchen in Forderungskonto ist mit einem Häkchen versehen.

Forderungskonto nach Einzelbuchung anzeigen

Wenn diese Einstellung gewählt ist, wird bei Aktenkonto buchen im Modul Aktenkonto das Forderungskonto mit seinem neuen Stand angezeigt, wenn in das Forderungskonto der Zwangsvollstreckung gebucht wurde.

Finanzkontoänderung protokollieren

Mit dieser Einstellung erstellt das Programm automatisch ein Protokoll aller Buchungen, die den Finanzkontostand verändern. Das Protokoll wird als Textbaustein FPRO[MMJJ].TXT, z. B. FPRO0909.TXT, im Verzeichnis [Netzlaufwerk]:\ra\steuer\tmp erstellt. Folgende Daten werden in der Datei protokolliert: Datum, Uhrzeit, Arbeitsplatz, Diktatzeichen, Finanzkontonummer, alter Stand, Buchungsbetrag, neuer Stand. Beispiel: 20.09.09 17:22:26 9 dikz 1001 43260.17 + -1000.00 = 42260.17. Dies dient der näheren Prüfung von Abweichungen des Finanzkontostandes sowie zur Kontrolle, ob Buchungen von unbefugten Personen vorgenommen wurden. Diese Einstellung sollte nur temporär mitlaufen, ansonsten soll der Text monatlich in der Textverarbeitung gelöscht werden.

Salden in Dispodatei übernehmen

Wenn die Einstellung gesetzt ist, ist in der Toolbar der Mandatssaldenliste der Menüpunkt Dispodatei verfügbar.

Der Menüpunkt ist nur aktiv, wenn eine Auslagen- oder Gebührenforderungsliste besteht, unter Aktenbeteiligter die Adressnummer eines Mandaten eingegeben wurde und sich eine Forderung gegenüber dem Mandanten ergibt.

Negatives Fremdgeld nicht zulassen

Es werden Überzahlungen bei der Auszahlung von Fremdgeld verhindert. Im Regelfall ist es sinnvoll, diese Einstellung zu setzen.

Letzte Aktennummer bei Einzelbuchung nur auf Aktenkonto vorschlagen

Bei Wahl dieser Einstellung wird bei bei Aktenkonto buchen im Modul Aktenkonto ab der zweiten Buchung die Aktennummer der vorhergehenden Buchung vorgeschlagen.

Honorarauslagen ins Kostenblatt buchen

Diese Einstellung ist nur sichtbar, solange noch keine Auswahl getroffen wurde. Standardmäßig werden Honorarauslagen im Aktenkonto gespeichert; alternativ kann gewählt werden, dass diese im Kostenblatt gespeichert werden. Nach erstmaliger Festlegung ist die Auswahl nicht mehr änderbar.

Zahlungseingang für Honorarauslagen auf separates Erlöskonto buchen

Es werden Zahlungseingänge für Honorarauslagen auf ein separates Erlöskonto gebucht.

Vorschlag Buchungsart

Die hier gewählten Buchungsarten werden automatisch bei Haben- und Soll-Buchungen in der Finanzbuchhaltung vorgeschlagen.

Buchen auf abgelegte Akten zulassen

Bei Wahl dieser Einstellung kann auf abgelegte Akten gebucht werden.

Finanzbuchhaltung I

Hauptseite → Finanzbuchhaltung I - Einstellungen

Druckoptionen

Hauptartikel → Druckoptionen (Einstellungen)

Kontoimport

Hauptartikel → in Vorbereitung

Funktionen in der Abschlussleiste

Zentral / Lokal

Die Einstellungen sind durch blaue oder rote Schrift gekennzeichnet. Wird eine rote Einstellung geändert, so wirkt sich dies auf alle an das Netz angeschlossenen Rechner aus. Eine blaue Einstellung betrifft nur den Rechner, an dem gerade gearbeitet wird.

OK

Speichert die eingegebenen Daten und beendet die Programmfunktion.

Abbruch

​Beendet die Programmfunktion. Eine Speicherung erfolgt nicht.