Massensendung (Word)

    Allgemeines

    Diese Funktion ermöglicht die zeitsparende Erstellung und den Versand von Massensendungen in Microsoft Word. Mit nur einer Programmfunktion können Briefe mit gleichem Inhalt an Mandanten und/oder Adressen ohne Aktenbezug versandt werden. Auch ein kombinierter Versand ist möglich.

    Der Zugriff erfolgt über die Hauptregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Anschreiben im Menüband von Microsoft Word

    Karteikarten und ihre Funktionen

    WAS (Text)

    Diese Karteikarte dient der Auswahl und Eingabe der textlichen Inhalte und der Anlagen für die Massensendung.

    • Briefkopf
      Auswahl des gewünschten Briefkopfs aus der Liste der vorhandenen Briefköpfe. Vorgeschlagen wird standardmäßig der in den Einstellungen für Textverarbeitung gewählte Briefkopf.
    • E-Briefkopf
      Auswahl eines speziellen E-Briefkopfes für den Versand per E-Brief.
    • bei Aktenbezug mit Mandantenbetreff
      Ersetzt bei aktivierter Option den manuell eingegebenen Betreff durch den Aktenbetreff des Mandanten.
    • Betreff
      Drei Felder für die Eingabe des Betreffs, der für die Massensendung verwendet wird.
    • Textbaustein
      Auswahl eines Kurzbrieftexts aus der Liste verfügbarer Standardtexte. Über Schriftverkehr word dateiauswahl.png kann zusätzlich ein Textbaustein/ein Dokument aus dem Verzeichnis hinzugefügt werden.
    • Schaltfläche 3-Punkte-Button Z komfobox 2.png
      Öffnet die Maske zur Bearbeitung der Auswahlliste von Standardtexten (nur mit Programmrecht „Standardtexte“ möglich).
    • Anlagen
      Schriftverkehr word dateiauswahl.png Öffnet ein Explorerfenster zum Hinzufügen von ein oder mehreren Anlagen. Über Schriftverkehr Word löschen.png können einzelne Anlagen nach dem Markieren aus der Liste gelöscht werden.
    • Anlagen
      Übersicht der dem Schreiben beigefügten Anlagen. Anlagen können hinzugefügt oder über die Schaltfläche „Löschen“ entfernt werden.
    • Grußformel
      Auswahl einer Grußformel für die Massensendung.

    WER (Empfänger)


    Auf dieser Karteikarte können verschiedene Optionen genutzt werden, um Empfänger adress- und aktenbezogen zu filtern. Für eingegebene Aktennummern oder Aktennummernbereiche stehen die Filter im Bereich „Akten“ zur Verfügung. Bei der Eingabe von Adressen gelten die Filter im rechten Bereich „Adressen“.

    Bei Eingabe von Aktennummern oder Aktennummernbereichen ohne weitere Filter werden grundsätzlich alle Mandanten bei RA-Akten sowie alle Beteiligten bei Notar-Akten angeschrieben. Dies ermöglicht eine umfassende Abdeckung, sollte jedoch mit Bedacht genutzt werden, um gezielte Versandkreise zu gewährleisten.

    Eine Ausnahme bildet der Filter „Adressen\Kennzeichen 1“:
    Wird hier das Kennzeichen „G Gegner“ oder „A Gericht 1. Instanz“ ausgewählt, erfolgt auch bei Aktennummern bzw. Aktennummernbereichen eine Berücksichtigung. Es werden dann die Gegner und/oder Gerichte der 1. Instanz gefiltert.
    Erfolgt keine Auswahl bei „Adressen\Kennzeichen 1“, richtet sich das Massenschreiben bei Eingabe von Aktennummern in der obersten Zeile automatisch an den Mandanten/Auftraggeber.

    Für den Gegner wird vorausgesetzt, dass das Kennzeichen G unter Kennzeichen 1 in der Adresse vermerkt und der Gegner der Akte als gegnerischer Beteiligter zugeordnet ist. Das Gericht der 1. Instanz muss in der Akte mit dem Korrespondenzkürzel I1 bzw. A für eine Berücksichtigung bei Auswahl "Kennzeichen 1\A Gericht 1. Instanz" zugeordnet sein.

    • Adressen und/oder Akten
      Eingabe einzelner Aktennummern oder Aktennummernbereiche (z.B. 20/19-40/19) bzw. Adressnummern oder Adressbereiche (z.B. 1500-1600).

    • Schreiben an den 1. Ansprechpartner / Schreiben an alle Ansprechpartner
      Auswahl, ob das Rundschreiben nur an den ersten Ansprechpartner oder an alle Ansprechpartner versandt wird.

    • Filter Akten
      • Laufende und/oder abgelegte Akten berücksichtigen
      • Auswahl nach Aktenkennzeichen (z.B. Notarakten, Prozesskostenhilfe)
      • Auswahl nach Referaten
      • Eingrenzung nach Sachbearbeiter

    • Filter Adressen
      • Auswahl nach Adresskennzeichen (Kennzeichen 1, 2, 3), z.B. Mandant, Gegner, Gericht 1. Instanz
      • Auswahl nach Bemerkung
      • Einschränkung nach Postleitzahlen (Bereich oder einzelne PLZ durch Semikolon getrennt)
      • Auswahl nach Länderkennzeichen
      • Auswahl nach Name oder Anfangsbuchstaben (z.B. „Müller“, „Me“)

    E-Akte

    • Speichern in E-Akte
      Aktiviert das Speichern der aktenbezogenen Dokumente in der elektronischen Akte.
    • Bemerkung mit Zusatz
      Eingabefeld für individuelle Bemerkungen (nur bei Speicherung in E-Akte).
    • Schlagwort
      Schlagwort zur schnellen Suche in der E-Akte (Bearbeitung nur mit Programmrecht „Standardtexte“).
    • Rubrik
      Zuordnung des Dokuments zu einer Rubrik in der E-Akte (Bearbeitung nur mit Programmrecht „Standardtexte“).

    Liste Empfänger



    Übersicht über alle gefundenen Empfänger auf Grundlage der Filter aus „WER (Empfänger)“.

    • Anzahl gefundener Einträge
      Zeigt die Gesamtzahl der Empfänger.
    • Empfängerliste
      Alle Empfänger sind standardmäßig für den Versand ausgewählt. Per Klick in der Spalte „Auswahl“ kann ein Empfänger vom Versand ausgeschlossen werden.

    WIE (Versand)



    Festlegung des Versandwegs für die Massensendung.

    • bei Adressen mit E-Mail-Adresse per
      Aktivierung für Versand an Empfänger mit gespeicherter E-Mail-Adresse. Ohne Auswahl stehen nur Fax- und Druckversand zur Verfügung.

    • E-Brief / als Schreiben mit E-Briefkopf / als Anlage
      Versand per E-Brief als Schreiben mit E-Briefkopf oder als Anlage.

    • E-Mail als Anlage
      Versand der Massensendung als Anlage zu einer E-Mail.

    • per Fax bei Adressen mit Faxnummer
      Versand per Fax an Empfänger mit gespeicherter Faxnummer (Voraussetzung: eingerichtetes Fax-System).

    • Betreff E-Brief/E-Mail
      Eingabe des Betreffs für E-Mail oder E-Brief.

    • Nachricht
      Inhalt der E-Mail/E-Brief-Nachricht, kann individuell angepasst werden.

    • Drucker / Schacht 1. Seite / Schacht Folgeseite
      Auswahl von Drucker und Papierschächten für die erste Seite und Folgeseiten.

    • Mit Druckvorschau
      Ermöglicht die Vorschau eines Dokuments vor dem Druck.

    • Individuelle Bearbeitung
      Öffnet jedes Schreiben vor dem Druck/Versand in Word zur Bearbeitung. Nach Anpassung kann das nächste Schreiben über die Registerkarte RA-MICRO - Schaltfläche Schriftverkehr word massensendung fortfahren.png geöffnet werden. Das zuvor bearbeitete Schreiben wird gedruckt bzw. elektronisch versandt.

    • Versandinformation
      Über die Schaltfläche Schriftverkehr word dateiauswahl.png wird ein Versandprotokoll in Word geöffnet. Dieses Protokoll ermöglicht die finale Prüfung, ob der Versand beziehungsweise der Ausdruck der Massensendung korrekt erfolgt ist.

      Ansicht:

      Schriftverkehr word massensendung versandinfo.png

    Abschlussleiste

    • Zurück
      Z Zurück 2.png
      Wechselt zur vorherigen Karteikarte.

    • Weiter
      Z Weiter 2.png
      Wechselt zur nächsten Karteikarte.

    • Drucken + OK + Schließen
      Z Drucken Ok 4.png
      Startet den Druck bzw. Versand der Massensendungen. Bei E-Brief werden die Dokumente im Postausgang abgelegt.

    • Abbruch + Schließen
      Z Schließen 7.png
      Bricht die Erstellung der Massensendung ab und schließt das Fenster.

    Für Einsteiger

    Die Massensendung in RA-MICRO ermöglicht das einfache Erstellen und Versenden von gleichartigen Briefen an mehrere Empfänger. Die Funktion ist in mehrere Schritte unterteilt, die über Karteikarten geführt werden: Zunächst wird der Text mit Briefkopf und Anlagen definiert (Karteikarte WAS). Anschließend erfolgt die Auswahl der Empfänger nach Akten- oder Adressdaten (Karteikarte WER). Eine Übersicht aller ausgewählten Empfänger zeigt die Karteikarte Liste Empfänger. Abschließend wird auf der Karteikarte WIE der Versandweg bestimmt (Druck, E-Brief, E-Mail, Fax). Die Navigation zwischen den Karteikarten erfolgt über die Schaltflächen „Zurück“ und „Weiter“.

    Für den Versand sind jeweils gültige Akten- oder Adressdaten erforderlich. Empfehlenswert ist, vor dem Versand die Empfängerliste zu prüfen und bei Bedarf einzelne Empfänger vom Versand auszuschließen. Zur Kontrolle vor dem Druck steht die Druckvorschau zur Verfügung. Bei Bedarf kann jedes Schreiben vor dem Versand einzeln bearbeitet werden.

    Hinweise zur Praxis

    • Die Nutzung der Filter auf der Karteikarte WER ermöglicht eine gezielte Auswahl der Empfänger. Dabei ist besonders auf die korrekte Eingabe von Aktennummern und Adressen zu achten, um versehentliche Mehrfachversendungen zu vermeiden.
      Wichtig:
      Bei Eingabe von Aktennummern oder Aktennummernbereichen greifen ausschließlich die Filter im Bereich „Akten“. Werden hingegen Adressnummern oder Adressbereiche eingegeben, gelten die Filter im Bereich „Adressen“.
    • Das Aktivieren der Option „bei Aktenbezug mit Mandantenbetreff“ sorgt für eine automatische Übernahme des Aktenbetreffs, was die manuelle Eingabe überflüssig macht und Fehlerquellen reduziert.
    • Die Speicherung der Dokumente in der elektronischen Akte (E-Akte) sollte bei aktenbezogenen Schreiben aktiviert werden, um die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
    • Beim Versand per Fax ist sicherzustellen, dass ein Fax-System korrekt eingerichtet ist. Andernfalls erfolgt kein Versand.
    • Der Versand per E-Brief bietet gegenüber dem klassischen Druck Vorteile wie Nachverfolgbarkeit und reduzierte Versandkosten.
    • Die Nutzung der individuellen Bearbeitung ermöglicht es, Schreiben an einzelne Empfänger noch anzupassen, erhöht jedoch den Zeitaufwand und sollte daher gezielt eingesetzt werden.
    • Das Versandprotokoll sollte stets eingesehen werden, um sicherzustellen, dass alle Sendungen korrekt versandt wurden.
    • Bei Massensendungen an viele Empfänger empfiehlt es sich, Testläufe mit wenigen Adressen durchzuführen, um den Ablauf zu prüfen.

    Quelle: Massensendung (Word) · Quellenstand: 2025-12-03

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