Lohn 123Datei

1. Warum erfolgt die Umstellung?

Die bisherige RA-MICRO-Funktion Lohn/Gehalt wird durch das neue Lohnportal Lohn 123Datei ersetzt. Hintergrund dieser Umstellung sind die verschärften gesetzlichen Anforderungen an Lohnabrechnungssoftware, die mit der bisherigen Lösung künftig nicht mehr erfüllt werden können.

Die Nutzung des neuen Portals ist freiwillig und setzt die Zustimmung zu den geänderten Lizenz- und Nutzungsbedingungen voraus. Nach der Aktivierung wird die bisherige Funktion Lohn/Gehalt dauerhaft für Abrechnungen und Meldungen deaktiviert. Es können nur bereits vorhandene Daten eingesehen/gedruckt werden.

Wird das neue Lohnportal nicht verwendet, kann die bisherige RA-MICRO-Lohnfunktion noch bis zum 31.12.2026 genutzt werden. Unabhängig davon müssen sämtliche für eine Betriebsprüfung erforderlichen Unterlagen an die Deutschen Rentenversicherung vollständig übermittelt werden. Alle Unterlagen sollten der Deutschen Rentenversicherung spätestens bis zum 31.12.2026 vorliegen.

Fragen zu den benötigten Unterlagen oder zur Übermittlung ohne euBP-Schnittstelle sind direkt mit der Deutschen Rentenversicherung zu klären.

Mit Lohn 123Datei wird eine neue technische Plattform für die Lohnabrechnung eingeführt. Das Portal ist in RA-MICRO integriert, wird jedoch von einem Drittanbieter betrieben und unterliegt dessen technischen Voraussetzungen und fachlicher Führung.

Der technische und fachliche Support für das Lohnportal wird ausschließlich durch den Drittanbieter erbracht.

Das Portal ermöglicht die Erstellung, Verwaltung und Übermittlung von Lohndaten und erfüllt die aktuellen gesetzlichen Anforderungen an eine Lohnabrechnungssoftware.

Hinweis: Mit der Aktivierung des Lohnportals 123Datei.com wird die bisherige RA-MICRO-Funktion Lohn/Gehalt ersetzt und steht anschließend nicht mehr zur Lohnabrechnung und für Änderungen zur Verfügung. Die Umstellung erfolgt einmalig nach Zustimmung zu den Lizenz- und Nutzungsbedingungen des Drittanbieters.

2. Was ist Lohn 123Datei?

123datei.com ist eine digitale Plattform für Personalverarbeitung und Lohn-/Gehaltsvorerfassungen.

Über dieses cloudbasierte Portal können die Lohnabrechnungen für die Kanzlei vorbereitet und der Abrechnungslauf angestoßen werden.

Mit Anstoßen der Lohnabrechnung erfolgen alle zu einem Abrechnungslauf gehörenden Schritte (wie z. B. Erstellung und Versendung der elektronischen Lohnsteueranmeldung, etwaige An- und Abmeldungen und der Abruf der Steuermerkmale über ELStAM) automatisiert und das Ergebnis wird im Portal entsprechend als Dokument zur Verfügung gestellt.

Die eigentliche Lohnabrechnung erfolgt im Hintergrund über die DATEV-LODAS-Umgebung mit einem Zertifikat von XXX (noch zu klären).

Das Portal ist in RA-MICRO integriert, wird jedoch von einem Drittanbieter betrieben und unterliegt dessen technischen Voraussetzungen und fachlicher Kompetenz.

Ein kurzer Einblick in den Funktionsumfang und die Anwendung findet man hier https://portal.123datei.com/de/help (Viehaus um Genehmigung bitten idealerweis noch ein Film zusätzlich) .

Der vollständige Support für das Lohnportal wird ausschließlich durch den Drittanbieter erbracht.

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Gedankenstütze

• Kurze Einführung der neuen Programmfunktion (Hinweis auf den externen Anbieter 123Datei.com / Vierhaus) mit Verlinkung auf deren Handbuch/Hilfeseite
• Erklärung, dass es sich um eine eigenständige Programmfunktion mit neuen technischen und fachlichen Grundlagen handelt
• Hinweis auf künftigen Supportprozess

3. Was ändert sich für den Kunden?

Die bisherige RA-MICRO-Funktion Lohn/Gehalt wird durch das neue Lohnportal Lohn 123Datei ersetzt.

Die Nutzung des neuen Lohnportals ist freiwillig.

Entscheiden Sie sich für die Verwendung von Lohn 123Datei, ist eine Zustimmung zu den veränderten Lizenz- und Nutzungsbedingungen erforderlich. Hierfür und für die Registrierung im Lohnportal ist es notwendig, dass für die Benutzer RA-MICRO-Onlinedaten (RMO) hinterlegt sind. Die Neuanmeldung und Registrierung im Lohnportal erfolgt über RA-MICRO-Online. Sobald das neue Lohnportal aktiviert wurde, werden in der bisherigen RA-MICRO-Funktion Lohn/Gehalt dauerhaft einige Funktionen deaktiviert, sodass keine Änderung des bisherigen Datenbestands mehr möglich ist. Die RA-MICRO-Funktion Lohn/Gehalt kann dann nicht mehr zu Melde- und Abrechnungszwecken genutzt werden. Es können nur bereits vorhandene Daten eingesehen/gedruckt werden.

Wird das neue Lohnportal nicht verwendet, kann die bisherige RA-MICRO-Lohnfunktion nur noch bis zum 31.12.2026 genutzt werden. Unabhängig davon müssen aufgrund des Abrechnungssystemwechsels sämtliche für eine Betriebsprüfung erforderlichen Unterlagen an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt werden und dieser bis spätestens 31.12.2026 vollständig vorliegen. Bei Fragen zu den von der Deutschen Rentenversicherung für eine Betriebsprüfung benötigten Unterlagen (ohne Nutzung der euBP-Schnittstelle), sind diese direkt mit der Deutschen Rentenversicherung zu klären.

Im Vergleich zur Arbeit mit der bisherigen Funktion Lohn/Gehalt ändern sich folgende Punkte:

Das Lohnportal wird zur Lohnvorerfassung genutzt und es kann ein Lohnabrechnungslauf angestoßen werden. Die Lohnabrechnungen und alle damit im Zusammenhang stehenden Daten werden über eine Schnittstelle in die DATEV-Welt übertragen und dort verarbeitet. Das Ergebnis der Lohnabrechnung ist nicht sofort verfügbar, sondern steht am Folgetag bzw. Folgetagen zur Verfügung, indem das Ergebnis als Dokument im Portal eingespielt wird.

Die Lohnabrechnung ist nur für alle Mitarbeiter insgesamt möglich. Die Abrechnung eines einzelnen Mitarbeiters ist nicht möglich.

Die Lohnabrechnung ist je Monat nur einmalig möglich. Nach Anstoßen des Abrechnungslaufs ist der Monat für weitere Abrechnungen gesperrt.

Wird die Lohnabrechnung angestoßen, dann erfolgt eine Übertragung über eine Schnittstelle an DATEV und dort erfolgt ein vollständiger automatisierter Abrechnungslauf mit allen dazugehörigen Meldungen (z. B. Ausgabe der Entgeltbescheinigung, Lohnsteueranmeldung, Abfrage der ELStAM Merkmale (ggfls. Sendung von An- und Abmeldungen), Meldung der Beitragsnachweise, ggfls. Sozialversicherungsmeldungen).

Sollte es bei der Verarbeitung in DATEV zu Fehlern kommen, weil Eingaben im Portal fehlen oder fehlerhaft sind, wird der Lohnsachbearbeiter darüber gesondert informieren.

Die Hilfeseite soll insbesondere folgende Änderungen erklären:

• geänderte technische Plattform
• externer Anbieter 123Datei.com mit eigenem Support
• geänderte Lizenz- und Nutzungsbedingungen
• *neue Anmeldung / Registrierung / Freischaltung bei RMO
• Verlinkung Handbuch / Hilfen 123Datei.com wegen neuer Bedienoberfläche
• Auswirkungen auf bestehende Lohndaten und letzte laufende Abrechnungen

4. Ablauf des Umstellungsprozesses

Vor dem Wechsel müssen folgende Arbeiten in RA-MICRO Lohn/Gehalt vollständig abgeschlossen sein.

Zu beachten ist, dass für die noch beschäftigten Mitarbeiter auch jetzt kein Abrechnungsende/Austritt bei "Mitarbeiterdaten ändern" eingetragen wird.

• Letzter Abrechnungslauf vor dem Wechsel wurde vollständig für alle Mitarbeiter abgeschlossen und durchgeführt
• Sozialversicherungsmeldungen (Meldegrund 36 – Systemwechsel) für alle Mitarbeiter wurden erstellt und versendet
• Lohnsteueranmeldung wurde an das Finanzamt übermittelt
• ELStAM-Abmeldungen wurden für alle (angemeldeten) Mitarbeiter erfolgreich durchgeführt, d. h.
  • die Abmeldung wurde über die manuelle Meldung zu jedem (erfolgreich angemeldeten) Mitarbeiter erstellt und im Anschluss über "Onlinedaten senden/empfangen" erfolgreich versendet und
  • die Abmeldebestätigungen ebenfalls erfolgreich abgerufen
  • die Abmeldebestätigung liefert als Ergebnis "Abmeldung erfolgreich" zurück
• Elektronische Beitragsnachweise wurden gemeldet
• Elektronische Lohnsteuerbescheinigungen versendet, Protokolle abgeholt und Bescheinigungen ausgedruckt

Hinweis: Ein Abrechnungsende/Austritt darf für die beschäftigten Mitarbeiter nicht bei "Mitarbeiterdaten ändern" eingetragen werden. Sollte ein Abrechnungsende/Austritt eingegeben worden sein, dann führt dies dazu, dass beim Datenexport für das Lohnportal die Mitarbeiter als inaktiv angezeigt werden. Bei inaktiven Mitarbeitern werden nur noch die Daten aus der Mitarbeiteradresse, Sozialversicherungsnummer, Tätigkeit und Tätigkeitsschlüssel übergeben. Sämtliche zu einer monatlichen Abrechnung gehörenden Daten können dann nicht übergeben werden.

Beim ersten Aufruf der Funktion Lohn 123Datei erfolgt eine Prüfung, ob der Benutzer Verwalterrechte hat oder das neu zur Verfügung stehende Recht "Lohn123Datei" besitzt. Sollte der Benutzer kein Verwalter sein und auch nicht das Recht "Lohn123Datei" besitzen, muss dieses Recht vom Verwalter in der Benutzerverwaltung entsprechend vergeben werden.

Wird die Funktion Lohn/Gehalt oder Lohn 123Datei aufgerufen erfolgt ein allgemeiner Hinweis zur Änderung der Lohnabrechnungsmöglichkeit mit der Möglichkeit sich an dieser Stelle Allgemein über die Umstellung zu informieren und die geänderten Lizenz- und Nutzungsbedingungen einsehen zu können, um eine Entscheidungsfindung zu erleichtern.

Wurde die Entscheidung getroffen, dass Lohn 123Datei genutzt werden soll, dann muss ein berechtigter Benutzer mit Verwalterrechten den neuen/geänderten Lizenz- und Nutzungsbedingungen zustimmen und ein entsprechendes ABO bei RMO (RA-MICRO-Online) abschließen. Hierfür müssen gültige RMO-Daten hinterlegt sein.

Über den Klick auf die Funktion Lohn 123Datei kann dann der Aktivierungs-/Registrierungs-/Umstellungsprozess gestartet werden.

Sind Gehaltsdaten für das Jahr 2026 vorhanden erfolgt per Meldung der Hinweis, dass folgende Arbeiten vor dem Wechsel in RA-MICRO Lohn/Gehalt vollständig abgeschlossen sein müssen. Achtung: Es ist zu beachten, dass für die noch beschäftigten Mitarbeiter auch jetzt kein Abrechnungsende/Austritt bei "Mitarbeiterdaten ändern" eingetragen wird.

• Letzter Abrechnungslauf vor dem Wechsel wurde vollständig für alle Mitarbeiter abgeschlossen und durchgeführt
• Sozialversicherungsmeldungen (Meldegrund 36 – Systemwechsel) für alle Mitarbeiter wurden erstellt und versendet
• Lohnsteueranmeldung wurde an das Finanzamt übermittelt
• ELStAM-Abmeldungen wurden für alle (angemeldeten) Mitarbeiter erfolgreich durchgeführt, d. h.
  • die Abmeldung wurde erstellt und erfolgreich versendet und
  • die Abmeldebestätigungen ebenfalls erfolgreich abgerufen
  • die Abmeldebestätigung liefert als Ergebnis "Abmeldung erfolgreich" zurück
• Elektronische Beitragsnachweise wurden gemeldet
• Elektronische Lohnsteuerbescheinigungen versendet, Protokolle abgeholt und Bescheinigungen ausgedruckt

Achtung: Nach der Registrierung im Lohnportal 123Datei.com sind in RA-MICRO Lohn/Gehalt keine Änderungen mehr möglich. Dies betrifft insbesondere Mitarbeiterdaten, Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie sonstige Lohndaten. Bitte stellen Sie daher vor dem Wechsel sicher, dass alle erforderlichen Arbeiten abgeschlossen sind.

Wird hier bestätigt, dass diese Arbeiten vollständig durchgeführt wurden, wird der Umstellungsprozess fortgesetzt.

Ausschließlich bei einem Wechsel zu Lohn 123Datei kann entschieden werden, ob vorhandene Bestandsdaten übernommen werden sollen. Voraussetzung für die Bestandsdatenübernahme ist eine vorhandene Gehaltsdatenbank für das Jahr 2026.

Die Bestandsdatenübertragung erfolgt in zwei Schritten:

1. Es wird die Exportdatei erstellt
2. Die erstellte Exportdatei wird an RMO übergeben und von dort an das Lohnportal übertragen, gleichzeitig erfolgt die Registrierung im Lohnportal

1. Erstellung der Exportdaten

Zu den Bestandsdaten gehören Kanzlei-/Arbeitgeber- und Mitarbeiterdaten. Welche Daten übertragen werden sollen kann vom Anwender entschieden werden. Bei den Mitarbeiterdaten ist eine Auswahl der Mitarbeiter möglich. Nur für die ausgewählten Mitarbeiter werden alle hinterlegten Daten für die noch nicht abgerechneten Monate aus dem Jahr 2026 übertragen.

2. Übertragung der Exportdaten

Die erstellte Exportdatei wird an RMO übergeben und von dort an das Lohnportal übertragen. Es erfolgt gleichzeitig die Registrierung und Anmeldung im Lohnportal.

Bei der Registrierung müssen einmalig nochmals die RMO-Zugangsdaten eingegeben und die Zwei-Faktor-Authentifizierung eingerichtet werden.

Achtung: Nach der Datenübertragung zum Lohnportal (Lohn 123Datei) sind in RA-MICRO Lohn/Gehalt keine Änderungen mehr möglich. Dies betrifft insbesondere Mitarbeiterdaten, Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie sonstige Lohndaten. Bitte stellen Sie daher vor dem Wechsel sicher, dass alle erforderlichen Arbeiten abgeschlossen sind.

Trotz Bestandsdatenübertragung müssen im Lohnportal anschließend alle Kanzlei- und auch übertragenen Mitarbeiterdaten auf Richtigkeit und Vollständigkeit kontrolliert werden. Es bestehen Unterschiede bei der Erfassung der Mitarbeiter und Lohnarten im Vergleich zu RA-MICRO Lohn/Gehalt, daher sollten die im Lohnportal angebotenen Dokumentationen (aufrufbar über das Fragezeichen) oder die an einigen Stellen vorhandenen Infopoints genutzt werden.

Sollten unvollständige Daten im Lohnportal erkannt werden, dann erscheinen diese entsprechenden Kacheln als rot eingefärbt.

Wenn die Bestandsdatenübertragung nicht gewünscht/abgewählt wurde, dann erfolgt die Registrierung im Lohnportal ohne Übergabe von Daten, d. h. die Daten müssen manuell direkt dort vollständig neu eingegeben werden. Eine nachträgliche Bestandsdatenübertragung ist nicht möglich.

Achtung: Auch, wenn die Datenübertragung zum Lohnportal (Lohn 123Datei) abgelehnt wurde und die Registrierung im Lohnportal erfolgt ist sind in RA-MICRO Lohn/Gehalt keine Änderungen mehr möglich. Dies betrifft insbesondere Mitarbeiterdaten, Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie sonstige Lohndaten. Bitte stellen Sie daher vor dem Wechsel sicher, dass alle erforderlichen Arbeiten abgeschlossen sind.

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​Die Hilfeseite soll den Umstellungsprozess für Kunden schrittweise beschreiben, z. B.:

• Aufruf von Lohn 123Datei in RA-MICRO
• Anzeige des Hinweisfensters
• Öffnen und Lesen der Lizenz- und Nutzungsbedingungen
• Zustimmung durch Lizenzinhaber bzw. Lizenzverwalter
• Freischaltung bzw. Nutzung der neuen Programmfunktion
• Abschließende Schritte in RA-MICRO
• Weitere Schritte zur Einrichtung z.B. Bestandsdatenübertragung

5. Voraussetzungen für die Nutzung

• Lohn/Gehalt muss lizenziert sein
  • wenn dies nicht der Fall ist, kann auch erstmalig ein Abo über RMO für Lohn 123Datei abgeschlossen werden
• die Zustimmung zu den entsprechenden Lizenz- und Nutzungsbedingungen muss vorliegen, d. h. das Abo bei RMO zu Lohn 123Datei wurde abgeschlossen
• der Benutzer muss entweder Verwalter sein oder das entsprechende Recht in der Benutzerverwaltung "Lohn 123Datei" haben
• für die Benutzer die mit Lohn 123Datei arbeiten können sollen müssen RMO-Zugangsdaten in der Benutzerverwaltung hinterlegt sein

Die Hilfeseite soll erklären, dass die Nutzung voraussetzt:

• Zustimmung durch einen berechtigten Benutzer mit Verwalterrechten
• vorhandene Lizenz -> ABO Abschluss bei RMO ->Zustimmung zu den Lizenz- und Nutzungsbedingungen
• vorhandene Programmberechtigung Berechtigung für Lohn 123Datei

6. Lizenz- und Nutzungsbedingungen

Die Hilfeseite soll darauf hinweisen:

• dass für Lohn 123Datei neue bzw. geänderte Lizenz- und Nutzungsbedingungen gelten
• dass die Nutzung erst nach Zustimmung möglich ist
• dass die Zustimmung datenpoolabhängig gespeichert wird
• dass die Meldung erneut erscheint, solange keine Zustimmung erfolgt ist

Die eigentlichen Lizenz- und Nutzungsbedingungen sollen separat verlinkt werden.

7. Support und Zuständigkeiten

Folgende Themen in diesem Zusammenhang werden vom RA-MICRO-Support betreut:

• Fragen zum Abschluss des Abos (Zustimmung zu geänderten Lizenz- und Nutzungsbedingungen)
• Fragen zur Erstellung der Exportdaten und Übertragung
• Fragen zur alten Funktion Lohn/Gehalt

Für folgende Themen in diesem Zusammenhang ist ausschließlich der Support von 123Datei.com zuständig:

• Fragen zum Einlesen der exportierten Daten im Lohnportal
• Darstellung/Abbildung der übertragenen Daten im Lohnportal
• Fragen zur Handhabung des Lohnportals
• inhaltliche Fragen zum Lohnportal
• Auffälligkeiten im Lohnportal

Die Emailadresse lautet: support@123datei.com

Fragen können auch im Lohnportal über den Punkt "Feedback" an den Support von 123Datei.com gemeldet werden.

​​​Die Hilfeseite soll klarstellen:

• welche Themen weiterhin durch RA-MICRO betreut werden
• welche Themen durch 123Datei.com / Vierhaus betreut werden
• dass der externe Anbieter einen eigenen Support hat
• wie der Kunde bei Fragen zum Umstellungsprozess vorgehen soll