Allgemeines
Die Telefonnotiz dient zur schnellen und einheitlichen Erfassung telefonmündlicher Informationen. Über ein klar strukturiertes Formular werden Daten direkt in den E-Workflow eingespeist. Wiederholtes Drücken der Enter-Taste ermöglicht ein zügiges Erfassen der einzelnen Formularzeilen.
Überblick:
- Telefonnotizen können bei eingehendem Anruf automatisch gestartet werden (bei Nutzung des Telefon-Assistenten).
- Versandmöglichkeiten: als Anhang zu E-Briefen, per E-Mail oder als gedrucktes Dokument.
- Anlagen (z. B. Vertragsentwürfe) lassen sich an Telefonnotizen anhängen.
- Speicherung erfolgt über den E-Akte-Speicherdialog in der zugeordneten E-Akte oder im E-Postkorb des Sachbearbeiters.
- Bei aktivierter Anrufdauer-Erfassung wird diese mitgedruckt oder mitgesendet, sofern der Platzhalter $16 in der Vorlage enthalten ist.
- Telefonnotizen können aktenbezogen oder ohne Aktenbezug erstellt werden.
- Die Anrufdauer kann für Honorarabrechnungen automatisiert ins Timesheet übernommen werden.
Toolbar
-
Einstellungen
Vorlagen und Nachrichtensystem für Telefonnotizen werden hier standardmäßig festgelegt.
Hauptartikel: Einstellungen (Telefonnotiz)
Funktionen im Bearbeitungsbereich
Akte
- Name eingeben, zu dem mehrere Akten existieren → Auswahl einer Akte möglich.
- Eingabe einer Aktennummer zeigt Beteiligtenauswahl zum Anrufer.
- Aktennummer nicht bekannt → Aktencontrol zur Ermittlung nutzen.
- Für unbekannte Anrufer bleibt das Feld leer und wird mit Bestätigung übernommen.
- Nach Bestätigung mit OK erfolgt Zuordnung zur E-Akte oder Versand an den E-Postkorb.
Anrufer
- Name des Anrufers erfassen.
- Bereits gespeicherte Adressen werden über eine Auswahl bei Bestätigung angezeigt.
Beteiligte
- Beteiligte der Akte können ausgewählt werden.
Anliegen
- Auswahl vorformulierter Anliegen über eine Auswahlliste.
- Liste über "Auswahlliste bearbeiten" ergänzbar.
Dringlichkeit
- Auswahl unterschiedlicher Dringlichkeitsstufen.
Vorlage
- Auswahl der zu nutzenden Telefonnotiz-Vorlage.
- Eigene Vorlagen können erstellt und angepasst werden (Dateinamen im Format "teleno*.rtf").
- Anpassungen erfolgen am Textbaustein "teleno.rtf" in der Kanzlei-Textverarbeitung.
Laufende Nr.
- Telefonnotizen werden je Benutzer und Jahr laufend nummeriert (z. B. T-XY-1-6/14).
- Nummer wird bei Speicherung in die Bemerkung übernommen.
Eingabefeld
- Eingaben werden automatisch in die Vorlage eingefügt und ersetzen Platzhalter.
- Fehlende Angaben erscheinen als „??“ (Stoppstelle).
- Enter-Taste arbeitet die Formularfelder der Reihe nach ab.
Abschlussleiste
Gesprächsdauer
- Nur aktiv, wenn "Anrufdauer erfassen" in den Einstellungen gesetzt ist.
- Gesprächsdauer kann auf Formular und Druck mit Platzhalter $16 ausgegeben werden.
Senden an E-Brief
- Telefonnotiz als Anhang per E-Brief versenden.
Senden an E-Mail
- Versand per E-Mail oder E-Nachricht (abhängig von Einstellungen und Outlook-Integration).
Datei einfügen
- Windows-Explorer zum Anhängen von Dateien an E-Brief oder E-Mail öffnen.
Drucken
- Telefonnotiz ausdrucken (inkl. Anrufdauer, wenn aktiviert und Vorlage entsprechend).
- Ausdruck kann zur Papierakte geheftet werden.
E-Versand
- Elektronischer Versand (E-Brief, E-Mail, beA) möglich.
OK – Speichern und Schließen
- Ruft den E-Akte-Speicherdialog auf.
- Telefonnotiz kann in die E-Akte oder den E-Postkorb übernommen werden.
Abbruch und Schließen
- Schließt das Telefonnotizfenster ohne Speicherung.
Hinweise zur Erstellung eigener Vorlagen
Eigene Vorlagen verwenden Platzhalter, um Eingaben automatisch zu übernehmen.
Folgende Platzhalter sind definiert:
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
| $00 | Aktenkurzbezeichnung |
| $01 | Datum |
| $02 | Uhrzeit |
| $03 | Dringlichkeit |
| $04 | Aktennummer |
| $05 | Kanzlei-Sachbearbeiter |
| $06 | Anliegen |
| $07 | Anrufer |
| $08 | Telefonnummer |
| $09 | angenommen durch |
| $10 | Firma |
| $11 | Straße und Hausnummer |
| $12 | Postleitzahl und Ort |
| $13 | Faxnummer |
| $14 | Mobiltelefonnummer |
| $15 | E-Mail-Adresse |
| $16 | Gesprächsdauer |
| $17 | Laufende Nr. |
| $18 | Betreffzeile 1 |
| $a | Aktenlangbezeichnung |
- Zwei Fragezeichen (??) markieren Stoppstellen.
- Eine freie Positionierung der Platzhalter und Stoppstellen ist möglich.
- Es ist darauf zu achten, dass Platzhalter später von Text ausgefüllt werden und daher mehr Platz benötigen.
- Position und Größe der Eingabefelder in der Vorlage so anpassen, dass der Text später gut passt.
- Die Vorlagen für die Telefonnotizen können über das Programm Standardtexte\Telefonnotiz angepasst werden.
Videos
Offizieller Kanal „RA-MICRO Kanzleisoftware“ auf YouTube (externer Dienst).