RA-MICRO Software AG Knowledge Base

Allgemeines

Mit dem Notizfenster lassen sich Notizen und Verfügungen erfassen, bearbeiten, anzeigen, drucken und per E-Mail versenden. Aktennotizen sind immer aktenbezogen und werden in der E-Akte gespeichert. Zusätzlich sind Kanzlei- und Benutzernotizen möglich.

Toolbar

Einstellungen

Hierüber können einige Einstellungen festgelegt werden, die beim erneuten Aufruf des Notizfensters übernommen werden.
- standardmäßig Abgeschlossen speichern
  Bei Auswahl werden Notizen nach einem erneuten Aufruf des Programmfensters abgeschlossen gespeichert.
- Symbolleiste einblenden
  Für Textbearbeitung und Formatierung sowie Anpassung des Zoomfaktors.
- Lineal ein- oder ausblenden
- Steuerzeichen ausblenden
  Anzeigen oder verbergen von Steuerzeichen, bspw. Absatzmarken
- Bearbeitungszeile einfügen
  Fügt eine Bearbeitungszeile mit letztem Bearbeiter ein-/ausblenden.
- Nach Klick auf Bearbeitungszeile diese nach Sicherheitsabfrage löschen.
Senden:
Fügt die aktuelle Notiz oder Verfügung in eine E-Mail-Nachricht ein.
Löschen:
Entfernt die aktuelle Notiz oder Verfügung.

Bearbeitungsbereich

Eingabefeld Akte / Beteiligter

Eingabe der Aktennummer oder eines Beteiligtennamens, um die zugehörigen Notizen anzuzeigen oder eine neue Notiz zu erfassen. Nach Eingabe mit Enter werden passende Akten angezeigt.

Hinweis:
Wurde das Notizfenster über das Aktennotiz-Symbol einer Akte geöffnet, ist diese Aktennummer fix und nicht änderbar.

Aktennotiz-Symbol

Zeigt an, ob eine Notiz zur Akte vorliegt (farbig Z Aktennotiz 2.png = vorhanden, weiß Z Aktennotiz 1.png = keine Notiz). Klick oder Rechtsklick auf öffnet die Aktennotiz zur Bearbeitung oder bietet ein Kontextmenü für zusätzliche Optionen wie Farb-Kategorien.

Z Aktennotiz Kontextmenü.png

Notiztypen

Aktennotiz:
Aktenbezogene Notiz, wird immer in der E-Akte gespeichert.
- Fortlaufend beschreiben:
  Neue Eintragungen ergänzen und überschreiben vorhandene Aktennotiz in der E-Akte.
- Abgeschlossen speichern:
  Für jede neue Notiz wird ein eigenes Dokument in der E-Akte erzeugt.

Verfügung:
Erstellt eine Verfügung zur Akte, die ebenfalls in der E-Akte abgelegt wird.
Aktenkonto-Notiz (Textzwischenzeile):
Direkt im Aktenkonto während eines Telefonats eintragbare Zwischenzeile. Nach Bestätigung mit erfolgt die Hinterlegung im Kostenblatt des Aktenkontos und der Cursor im Notizfenster setzt den Fokus in das Feld Akte.
Kanzleinotiz:
Für alle Benutzer sichtbar und bearbeitbar.
Benutzernotiz:
Nur vom Ersteller einsehbar und bearbeitbar, optional verschlüsselbar.

E-Akte Speicherdialog

Option zur Anzeige des E-Akte-Speicherdialogs um die Aktennotiz mit weiteren Metadaten zur E-Akte zu speichern.

Textbearbeitung

Textfeld zur Eingabe und Bearbeitung der Notiz oder Verfügung.
Rechtsklickmenü unterstützt bei der Textverarbeitung.
Nach Speicherung wird Aktennotiz als farbig hinterlegtes PDF in der E-Akte abgelegt.

Tastenkombinationen während der Texterfassung

Eingabe rückgängig (Shift + F6 oder Alt + Pfeil links):
oder
Kopieren (Strg + Einfg):
Ausschneiden (Shift + Entf):
Einfügen (Shift + Einfg):
Gesamtes Dokument markieren (Strg + A):

Abschlussleiste

Zwischenspeichern:
Speichert die Eingabe in der Zwischenablage zur späteren Verwendung.
Drucken:
Öffnet Druckeinstellungen (Duplex- und Querformat abhängig vom Drucker).
Speichern:
Speichert die Notiz/Verfügung. Cursor bleibt für weitere Eingaben im Aktennummernfeld.
OK und Schließen:
Speichert Änderungen und schließt das Fenster.
Abbruch und Schließen:
Schließt das Fenster ohne Speichern.

Kurze Übersicht für Einsteiger

Das Notizfenster dient dazu, schnell und einfach Notizen oder Verfügungen zu einer Akte oder allgemein für die Kanzlei zu erfassen, zu bearbeiten, zu speichern und zu versenden.

Aktennotizen werden immer aktenbezogen in der E-Akte abgelegt und begleiten die Akte dauerhaft.
Über die Eingabe der Aktennummer oder den Namen eines Beteiligten können bestehende Notizen angezeigt oder neue erstellt werden.
Das Symbol neben der Aktennummer zeigt, ob eine Notiz vorhanden ist.
Notizen lassen sich direkt aus dem Notizfenster per E-Mail verschicken oder ausdrucken.
Verschiedene Notizarten ermöglichen eine flexible Nutzung, z. B. Kanzlei- oder Benutzernotizen.
Über die Einstellungen können Darstellung und Bearbeitung individuell angepasst werden.

Spezielle Hinweise zur Praxis

Bei der Arbeit an Akten empfiehlt sich die Verwendung der Funktion „Aktennotiz fortlaufend beschreiben“, um den Überblick über alle Eintragungen zu behalten und Änderungen direkt in der bestehenden Notiz zu ergänzen.
Für wichtige Einträge oder abschließende Mitteilungen an die E-Akte eignet sich die Option „Aktennotiz abgeschlossen speichern“, da dadurch jede Notiz als separates Dokument archiviert wird.
Farb-Kategorien für Aktennotizen können im Kanzleialltag helfen, schnell die Dringlichkeit oder besondere Hinweise zu erkennen (z. B. rot für dringende Maßnahmen, grün für Mandanten in Untersuchungshaft).
Während Telefonaten oder Mandantenkontakten erleichtert die „Aktenkonto-Notiz (Textzwischenzeile)“ die schnelle Erfassung relevanter Informationen, ohne das Aktenkonto separat öffnen zu müssen.
Bei sensiblen Inhalten empfiehlt sich die Nutzung von Benutzernotizen mit Verschlüsselung, um den Datenschutz zu gewährleisten.
Nach Speicherung erscheinen Aktennotizen farbig hinterlegt als PDF in der E-Akte – das erhöht die Übersichtlichkeit und erleichtert die schnelle Orientierung im Aktenverlauf.
Regelmäßiges Zwischenspeichern während der Texterfassung schützt vor Datenverlust.
Die Tastenkombinationen für "Rückgängig, Kopieren, Ausschneiden" und "Einfügen" beschleunigen die Arbeit und sollten bei intensiver Nutzung eingeübt werden.