Allgemein

Allgemeines

Das Kostenblatt zum Aktenkonto dient der Erfassung und Sammlung von im Laufe der Fallbearbeitung entstehenden abrechnungsfähigen Kostenpositionen, die dann später automatisch in die Kostenrechnung oder die Abrechnung Aktenkonto einbezogen werden können.

Ferner werden im Kostenblatt auch die erfassten Zeithonorare I für die spätere Zeithonorar-Abrechnung gesammelt. Eine weitere Funktion ist die Postauslagenschnelleingabe für die Einzelerfassung von Portoauslagen beim Postausgang, z. B. mit einem Barcode-Scanner in einer schnellen Stapeleingabe.

Durchlaufende Posten werden nicht im Kostenblatt erfasst, wie z. B. Barauslagen und Gerichtskosten. Diese werden ins Aktenkonto gebucht.

Nach Bestätigung der Akte können die einzelnen Positionen zur Akte mit der entsprechenden Kostenart erfasst werden, wobei stets der Aktensachbearbeiter als Sachbearbeiter eingelesen und vorgeschlagen wird. Dieser kann jedoch bei Bedarf stets händisch abgeändert werden. Jede Zeile, welche vollständig eingegeben wurde, kann im Anschluss über Speichern oder mit Bestätigung Ok zur Akte gespeichert werden.

In der Spalte Kostenart des Kostenblatts wird festgelegt, um welche Kosten es sich handelt. Möglich sind z. B. Ablichtungskosten, Postauslagen, Zeithonorar und Reisekosten. Die zur Akte gespeicherten Kosten können anschließend in Gebühren als Zusatzkosten bearbeitet werden. Zusätzlich ist unter Extras steht die Reisekostenabrechnung zu finden. Es ist nur bedingt möglich, neue Kostenarten im Kostenblatt hinzuzufügen. Dies ist einzig für das Hinzufügen einer neuen Zeithononorar-Kostenart (für die Nutzung des ZH I) möglich.

Zur schnellen Erfassung folgender Kostenarten stehen Tastenkombinationen zur Verfügung:

:	Ablichtungskosten,
:	Reisekosten,
:	Zeithonorare, Auslagen
:	ZH-Timesheet
:	Postauslagen.

Angelegenheit festlegen

Durch einen Klick mit der linken Maustaste auf den schwarzen Pfeil am Anfang der Zeile in der grauen Spalte ist es möglich, mit der Auswahl Angelegenheit festlegen Zeilen optisch einzufärben. Dazu müssen zunächst die eine Zeile und im Anschluss die weiteren Zeilen mit + Linksmausklick blau markiert werden sowie die Funktion Angelegenheit festlegen ausgewählt werden. Danach öffnet sich ein Fenster, in welchem eine individuelle Bezeichnung für diese Zeilen vergeben werden kann.

Werden mehrere Bezeichnungen vergeben, werden die Zeilen unterschiedlich eingefärbt.

Honorarauslagen

Honorarauslagen sind steuerliche Betriebsausgaben der Kanzlei, die als Honorarbestandteil dem Mandanten weiterberechnet werden. Wir empfehlen in der Regel die Erfassung der Honorarauslagen im Aktenkonto als Honorar-Soll.

Online-Auskünfte

Online Auskünfte können mit der entsprechenden ersten Einstellung im Kostenblatt automatisch als Honorarauslagen gebucht werden.

Funktionen in der Toolbar

Ein- und Ausblenden

Der linke Teil der Maske kann ausgeblendet werden, Einblenden steht dann wieder zur Verfügung.

Einzelerfassung

Auswerten

Hauptartikel → Kostenblatt auswerten

Über Auswerten können alle erfassten Kosten ausgewertet werden. Alle Kostenarten zeigt die einzelnen erfassten Posten an.

Schnelleingabe

Hauptartikel → Kostenblatt Schnelleingabe

Über die Schnelleingabe werden gleich hohe Portobeträge in mehreren Akten hintereinander erfasst.

Ansicht

Spaltenauswahl

Aus dieser Liste werden diejenigen Kostendetails ausgewählt, die bei der Auflistung der einzelnen Kostenpositionen mit angezeigt werden sollen. Die Wahl wird anschließend mit OK bestätigt.

Zeilen färben

Zur besseren Übersicht kann jede zweite Zeile grau hinterlegt werden.

Mindeszeit zur Akte (Zeithonorar)

Hier kann für eine Akte eine Mindestzeit für die Zeithonorabrechnung hinterlegt werden.

Einstellungen

Hauptartikel → Einstellungen

Die Einstellungen für das Kostenblatt werden vorgenommen.

Extras

Reisekostenabrechnung

Hauptartikel → Reisekostenabrechnung

Mit dem Formular der Reisekostenabrechnung können Reisekosten entsprechend den geltenden steuerlichen Vorschriften erstellt werden.

Barcodeliste drucken

Druckt eine Liste mit Portobeträgen, denen ein Barcode zugeordnet ist.

Diese Barcodeliste kann in den Standardtexten individuell bearbeitet werden.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Akte

Die Aktennummer wird eingegeben. Zusätzliche Hinweise zur Aktennummerneingabe sind hier.

Filter

Kostenart

Die Anzeige der Kosten, die bearbeitet werden sollen, können auf eine bestimmte Kostenart oder mehrere bestimmte Kostenarten beschränkt werden.

Zeithonorare können nur mit dem entsprechenden Programm- und Einzelrecht angezeigt werden.
Zeithonorare können nicht in Kombination mit anderen Kostenarten angezeigt oder ausgewertet werden.

Wenn keine Auswahl getroffen wird, werden sämtliche erfasste Kostenarten angezeigt.

Datum

Der Zeitraum wird angegeben, für den die erfassten Kosten ausgewertet werden.

Ein Kalender kann aufgerufen werden und aus diesem dann das gewünschte Datum ausgewählt und übernommen werden.

Sachbearbeiter

Die Anzeige der auszuwertenden Kosten wird auf solche beschränkt, die mit einem bestimmten Sachbearbeiter oder mit mehreren bestimmten Sachbearbeitern erfasst worden sind.

Wenn hier keine Eingaben vorgenommen werden, werden die durch sämtliche Sachbearbeiter erfassten Kosten angezeigt.

Mit abgerechneten Kosten

Dieser Filter wird aktiviert, wenn bereits abgerechnete Kosten mit ausgewertet werden sollen.

Anzeige

Die erfassten Kosten werden angezeigt und können geändert oder gelöscht werden. Zum Löschen einer Zeile oder zur Änderung des Status wird der Zeilenkopf markiert, das graue Feld links in der Zeile, zum Löschen eines Bereichs wird gewählt und nacheinander auf den Zeilenkopf der ersten und der letzten zu löschenden Zeile geklickt. Wurde die Akte bereits abgelegt, ist das Löschen der erfassten Kosten nicht möglich. Die Akte muss erst über Akte ändern reaktiviert werden.

Wurde der Filter mit abgerechneten Kosten gesetzt, werden die abgerechneten Kosten in grüner Schrift angezeigt.

Zeiten, die bei der Erfassung als nicht abrechenbar markiert wurden, werden in blauer Schrift angezeigt.

Eine besondere Funktionalität hat die Spalte Berechnung bei der Erfassung von Zeithonoraren und Reisekosten.

Eine Spalte für die Aktenkurzbezeichnung steht nur zur Verfügung, wenn der linke Teil des Kostenblatts ausgeblendet wurde.

Option

Angelegenheit nach RVG nF

Mit dem Kostenrechtsänderungsgesetz 2021 (KostRÄG 2021) hat sich der Betrag der Kilometerpauschale geändert. Diese können bei einer älteren Akte, z. B. aus dem Jahrgang 2020, in welcher sich nicht abschätzen lässt, ob der unbedingte Auftrag zur Erledigung derselben Angelegenheit vor oder nach der Veröffentlichung von KostRÄG 2021 entstanden ist, durch Anhakens der Checkbox flexibel einstellen und entsprechend im Kostenblatt eintragen. Im Bild unter Allgemein sind beide Varianten z. B. für die außergerichtliche Tätigkeit am 12.10.2020 (Pauschale mit 0,30 Euro / km) und für die gerichtliche Tätigkeit am 21.07.2025 (Pauschale mit 0,42 Euro / km) erfasst worden.

Funktionen in der Abschlussleiste

Speichern

Die Eingabe wird gespeichert.

Export nach Excel

Die erstellte Liste kann nach Excel exportiert werden.

Clipboard

Die erstellte Liste wird in die Zwischenablage gespeichert.

Drucken

Die erstellte Liste kann gedruckt werden.

OK und Schließen

Die Eingabe wird gespeichert und das Fenster wird geschlossen.

Abbruch und Schließen

Das Fenster wird geschlossen.

Weitere Funktionen und Erklärungen

Zeiteingabe

Die Spalte Berechnung können Sie bei der Erfassung von Zeithonoraren unter Anzeigen/Eintragen nur mit der Eingabetaste durchgehen.

In der Spalte Berechnung können Sie eine halbe Stunde auf drei verschiedene Arten eingeben:

• unter Zeiteinheit als 0,50,
• unter Zeitdauer als 00:30 oder
• unter Zeitraum als (z. B.) 16:00 bis 16:30.

Wenn eines der drei Eingabefelder ausgefüllt wird, werden die beiden anderen zur Eingabe gesperrt und können nur durch Löschung der Eingabe wieder entsperrt werden.

Sie können einen Honorarschlüssel auswählen und die erfasste Zeit bei Bedarf als nicht abrechenbar kennzeichnen.

Zeithonorare können Sie nur mit dem entsprechenden Programm- und Einzelrecht erfassen oder bearbeiten.

Zeiterfassung - Stoppuhr

Sie können im Kostenblatt eine Stoppuhr starten, indem Sie im Kostenblatt eine Aktennummer, eine Kostenart für Zeithonorar (z. B. ZE) und einen Sachbearbeiter eingeben und die Spalte Berechnung mit der Eingabetaste durchgehen.

Wenn Sie das blinkende Symbol aus der Taskleiste aufrufen, wird die aktuelle Zeit in das Fenster für das Ende des Zeitraums eingetragen. Wählen Sie noch einen Honorarschlüssel. Mit einem Klick auf OK wird die Zeit zwischen dem ersten und dem zweiten Aufruf gespeichert.

Haben Sie die Stoppuhr versehentlich angehalten, klicken Sie bitte keinesfalls auf OK, sondern löschen Sie mit der Taste in der Spalte Berechnung die Zeit für das Ende des Zeitraums. Tragen Sie bitte keinesfalls 00:00 ein, das wäre eine gültige Uhrzeit. Nach einem Klick auf die Eingabetaste läuft die Stoppuhr weiter.

Sie können andere Kosten erfassen, während die Stoppuhr läuft.

Zeithonorare können Sie nur mit dem entsprechenden Programm- und Einzelrecht erfassen.

Alternativ können Sie Timesheet für die Zeiterfassung nutzen.

Videos

• RA-MICRO Finanzbuchhaltung: Kostenblatt – Einzelne Funktionen
• Kostenblatt: Einführung
• Kostenblatt: Reisekostenabrechnung

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