Aktuell

    Informationen zur E-Rechnung ab 01.01.2025

    Neuregelung zur elektronischen Rechnung

    Definition

    Zum 01.01.2025 tritt die Neuregelung der elektronischen Rechnung in Kraft (siehe u.a. BMF-Schreiben vom 15.10.2024).

    Als elektronische Rechnung (E-Rechnung) gilt ab diesem Zeitpunkt nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt.

    Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden, gelten als sonstige Rechnungen.

    Formate

    Als zulässige Formate für die E-Rechnung werden die XRechnung (XML-Datei) und das hybride ZUGFeRD (PDF-Dokument mit integrierter XML-Datei) verwendet.

    RA-MICRO wird beide Varianten unterstützen.

    Verpflichtung zur Nutzung

    Die Verpflichtung, eine solche E-Rechnung zu erstellen und zu empfangen, betrifft nur Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmen (B2B).

    Hinsichtlich der Verpflichtung ist zu unterscheiden zwischen Empfang und Erstellung von E-Rechnungen.

    • Empfang: Ab dem 01.01.2025 sind Unternehmen verpflichtet, E‑Rechnungen zu empfangen und in Ihrer ursprünglichen Form unter Wahrung der Unveränderlichkeit zu archivieren.
    • Erstellung: Die Erstellung von E-Rechnungen ist ab 01.01.2025 erlaubt, aber aufgrund bestehender Übergangsfristen bis 31.12.2026 bzw. (umsatzabhängig) bis 31.12.2027 noch nicht verpflichtend, so dass weiterhin Papierrechnungen oder (mit Zustimmung des Empfängers) elektronische Rechnungen erstellt werden dürfen, die nicht dem neuen Format entsprechen.

    Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen in RA-MICRO

    Bereits vorhandene Funktionen in RA-MICRO

    Bereits bisher galt für elektronische Rechnungen ohne Strukturdatensatz nach GOBD die Verpflichtung, solche Rechnungen in unveränderlicher Form zu speichern und zu archivieren.

    Der Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen (damit bisher gemeint: PDF-Dateien ohne Strukturdatensatz) ist in RA-MICRO bereits vorhanden:

    • Posteingang: Empfang über den RA-MICRO Posteingang und manuelle Markierung in der Spalte "elektronische Rechnung" und damit (zusätzlich zur E-Akte) Speicherung im Originalformat in einen (bisher durch den Anwender manuell einstellbaren) Ablagepfad.
    • Finanzbuchhaltung I: Verarbeitung in der Finanzbuchhaltung I über die Funktion "E-Eingangsrechnung": Erfassung der Rechnungen über "Eingangsrechnung erfassen" aus dem Ablagepfad (oder alternativ aus einem beliebigen anderen Pfad im Dateisystem) und damit dauerhafte und unabänderliche Speicherung im Originalformat.
    • Finanzbuchhaltung II: Verarbeitung in Finanzbuchhaltung II über die Funktion "Buchen": Erfassung der Rechnungen über "Eingangsrechnung erfassen" aus dem Ablagepfad (oder alternativ aus einem beliebigen anderen Pfad im Dateisystem) und damit dauerhafte und unabänderliche Speicherung im Originalformat im "Rechnungseingangsbuch"
    Erweiterung der vorhandenen Funktionen in RA-MICRO

    Dieser bereits vorhandene Ablauf wird um unterstützende Funktionen für die ab 01.01.2025 als elektronische Rechnungen definierten Rechnungen mit Strukturdatensatz erweitert:

    • Posteingang:
      • Automatische Erkennung einer elektronischen Rechnung mit Strukturdaten im Posteingang durch automatische Markierung in der Spalte "elektronische Rechnung" (unabhängig davon, ob die Spalte eingeblendet ist) und damit (zusätzlich zur E-Akte) automatische Speicherung im Originalformat in einen vorgegebenen Ablagepfad "E-Rechnung"
      • Anzeigen der Rechnung mit Strukturdatensatz in einem dafür von RA-MICRO entwickelten Anzeigeprogramm ("E-Rechnung Betrachter") durch Programmaufruf aus dem Menü
    • Outlook Schnittstelle (Speichern in die E-Akte) und E-Akte (Dokumentenimport): Erweiterung um eine Option "elektronische Rechnung" mit der gleichen Funktionsweise wie im Posteingang bei der Spalte "elektronische Rechnung" (s.o.)
    • Finanzbuchhaltung I:
      • Automatisches Auslesen der Strukturdaten (Rechnungsbetrag / Rechnungs-Nr. / Rechnungsdatum / Fälligkeitsdatum) in der Funktion "E-Eingangsrechnung" > "Eingangsrechnung erfassen" an den Stellen, an denen man diese Daten bisher manuell eingibt
      • Anzeigen der Rechnung mit Strukturdatensatz in einem dafür von RA-MICRO entwickelten Anzeigeprogramm ("E-Rechnung Betrachter") in der Funktion "E-Eingangsrechnung" > "Eingangsrechnung erfassen" beim Auswählen der Rechnung sowie in "E-Eingangsrechnung" beim Anzeigen der erfassten Rechnung
    • Finanzbuchhaltung II:
      • Automatisches Auslesen der Strukturdaten (Rechnungsbetrag / Rechnungs-Nr. / Rechnungsdatum / Fälligkeitsdatum) in der Funktion "Buchen" > "Eingangsrechnung erfassen" an den Stellen, an denen man diese Daten bisher manuell eingibt
      • Anzeigen der Rechnung mit Strukturdatensatz in einem dafür von RA-MICRO entwickelten Anzeigeprogramm ("E-Rechnung Betrachter") in "Buchen" > "Eingangsrechnung erfassen" beim Auswählen der Rechnung sowie in "Rechnungseingangsbuch" beim Anzeigen der erfassten Rechnung

    Erstellung und Versand von E-Rechnungen in RA-MICRO

    Der Versand von Rechnungen mit Strukturdatensatz (der ab 01.01.2025 möglich, aber aufgrund von Übergangsfristen bis 31.12.2026 bzw. umsatzabhängig bis 31.12.2027 im Gegensatz zu dem Empfang nicht verpflichtend ist) wird in den bisherigen Funktionen zur Rechnungserstellung integriert werden.

    Bereits vorhandene Funktionen in RA-MICRO

    Bei der Erstellung von Rechnungen wird in RA-MICRO an vielen Stellen das Format XRechnung unterstützt, das für die Rechnungslegung im öffentlichen Auftragswesen seit 2021 bereits bisher verpflichtend ist.

    Erweiterung der vorhandenen Funktionen in RA-MICRO

    Für die E-Rechnung wird das Gebührenprogramm zusätzlich um die Erstellung von elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD Format als weitere Option erweitert.

    Bei der Rechnungserstellung kann der Anwender zukünftig wählen, ob er wie bisher eine Rechnung ohne Strukturdatensatz oder eine elektronische Rechnung mit Strukturdatensatz im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellt.

    Der Ablauf bei der Rechnungserstellung in RA-MICRO bleibt für den Anwender unverändert.

    Geplante Auslieferung der Umsetzungen

    Empfang und Verarbeitung

    Die Erweiterungen für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen wurden mit RA-MICRO Version 2024.12.002 zur Verfügung gestellt.

    Erstellung und Versand

    Die Bereitstellung der Anpassungen für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen sind mit RA-MICRO Version 2025.01.001 geplant.

    Zusammenfassung

    Was ändert sich für den Anwender

    Anwender sind ab 01.01.2025 verpflichtet, E-Rechnungen (Rechnungen mit Strukturdatensatz) zu empfangen und in unveränderter Form zu speichern.

    Die Verpflichtung zur Speicherung in unveränderter Form galt nach GOBD bisher schon für elektronische Rechnungen ohne Strukturdatensatz (typischerweise Rechnungen im PDF-Format). Durch die E-Rechnung ab 01.01.2025 ändert sich an dieser Verpflichtung nichts.

    Anwender sind ab 01.01.2025 berechtigt (nicht verpflichtet), E-Rechnungen (Rechnungen mit Strukturdatensatz) zu erstellen.

    Die oben genannten Neuregelungen zur E-Rechnung gelten für zwischen im Inland ansässige Unternehmen erbrachte Leistungen (B2B).

    Was ändert sich in RA-MICRO

    Wenn im Posteingang E-Rechnungen mit Strukturdatensatz empfangen werden (beispielsweise per E-Mail oder durch Import), werden diese zukünftig automatisch erkannt und automatisch im Originalformat in einen Ablageort "E-Rechnung" gespeichert. Damit ist sichergestellt, dass die Anwender - ohne zusätzlichen Aufwand und ohne eigene Aktionen - der ab 01.01.2025 geltenden Verpflichtung nachkommen, E-Rechnungen zu empfangen und in unveränderter Form zu speichern.

    Diese Funktion wird erweitert in der Outlook Schnittstelle (Speichern in E-Akte) und in der E-Akte (Dokumentenimport). Auch dort werden E-Rechnungen automatisch erkannt und wie im Postausgang automatisch im Originalformat in einen Ablageort "E-Rechnung" gespeichert. Damit ist sichergestellt, dass auch Anwender, die nicht den Posteingang nutzen, Ihrer ab 01.01.2025 geltenden Verpflichtung nachkommen.

    In der Finanzbuchhaltung werden an den entsprechenden Stellen (Finanzbuchhaltung I: "E-Eingangsrechnung" > "Eingangsrechnung erfassen" und Finanzbuchhaltung II: "Buchen" > "Eingangsrechnung erfassen") Rechnungsdaten aus dem Strukturdatensatz automatisch ausgelesen, die bei anderen Rechnungen ohne Strukturdatensatz manuell eingegeben werden.

    Es wird ein Anzeigeprogramm ("E-Rechnung Betrachter") zur Visualisierung der Strukturdaten integriert. Dieses Anzeigeprogramm ist an den jeweiligen Stellen integriert, an denen Rechnungen mit Strukturdatensatz angezeigt werden (Posteingang und Finanzbuchhaltung I > "E-Eingangsrechnung" sowie Finanzbuchhaltung II > "Buchen" und "Rechnungseingangsbuch"). Das Anzeigeprogramm kann auch über den PD manuell aufgerufen werden, um beispielsweise E-Rechnungen mit Strukturdatensatz anzuzeigen, die sich außerhalb von RA-MICRO befinden.

    Weitere Informationen

    News
    Aktueller Hinweis
    Videos

    Quelle: Informationen zur E-Rechnung ab 01.01.2025

    Veröffentlicht: