FAQ

Die folgenden Beiträge stammen aus dem bisherigen Support-Bestand.

08.06.2023 - "Die Schriftart Segoe UI unterstützt den Schnitt Regular nicht." beim Speichern in die E-Akte aus Word

Damit das Verhalten kurzfristig behoben wird, kann die De- und Neuinstallation der betroffenen RA-MICRO Schnittstelle Abhilfe bringen.

Die Schnittstelle kann über die Systemsteuerung unter "Programme und Features" deinstalliert werden:

Anschließend ist die Neuinstallation aus RA-MICRO heraus über "Office Schnittstellen (Einstellungen)"

durch Klick auf "Weiter" erforderlich:

Um den Sachverhalt abschließend zu beheben, muss durch einen Systembetreuer ein Ersetzungseintrag in der Registry - wie nachfolgend beschrieben - hinzugefügt werden:

• RA-MICRO am betroffenen Arbeitsplatz schließen.
• Registry mit dem Pfad Computer\HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\FontSubstitutes öffnen.
• Einen neuen Eintrag „Segoe UI“ über Rechtsklick „Neu > Zeichenfolge“ mit dem Wert „Segoe UI Standard“ über Rechtsklick „Ändern“ hinzufügen:

• RA-MICRO an dem betroffenen Arbeitsplatz neu starten und Sachverhalt erneut überprüfen.

Auch kann eine Schnellreparatur von Office und das Bereinigen des 2.0-Verzeichnisses unter C:\Users\[Benutzername]\AppData\Local Abhilfe schaffen.

Weiterhin sollte ein Systembetreuer über die Windowskonsole mit dem Befehl "sfc /verifyonly" prüfen, ob Integritätsprobleme bestehen und diese ggfs. beheben:

16.01.2021 - Änderung von PDF A-2 Format in A-1 Format. Warum?

Wir haben festgestellt, dass die von Word (nur) beherrschte Word Speicherung im PDF A Format bessere grafische Qualität ermöglicht, weil der nachträgliche PDF A-2 Speicherschritt im Postausgang entfallen kann. Der A-2 Standard bringt keine Vorteile im Kanzleibetrieb.

15.01.2021 - KTV Dokumente in E-Akte schlechte Qualität manchmal

In der Version 023 wurden Optimierungen für den KTV Druck eingefügt. Grundsätzlich ist aber mit mit solchen Problemen zu rechnen, weil die KTV - anders als Word - nicht PDF Speichern kann und daher die RTF Dokumente durch Fremdkomponenten in PDF gewandelt werden müssen, dabei kommt es zu Qualitätseinbußen. Darauf  haben wir leider keinen Einfluss.

07.01.2021 - Dokument suchen in falsche Akte gespeichert

Gehen Sie im Windows Explorer auf das Datenlaufwerk:/ra/ar/jj/mm/tt/

25.01.2021 - PDF Dokumente vergrößern sich in der E-Akte oder im Postausgang

Problem:

PDF Dokumente vergrößern sich in der E-Akte oder im Postausgang.

Lösung:

Die Ursache liegt in einer falschen Einstellung von OmniPage zur PDF Qualität.

Richtig ist die Einstellung „mittlere Qualität“. Diese erhält etwa die Dateigröße und hat nur eine geringere Verminderung der grafischen Dokumentenqualität zur Folge.

Falsch ist die Einstellung „hohe Qualität“. Diese vergrößert die Dateigrößen um bis zum 20igfachen. Dann treten oft Probleme beim Versenden im beA Postausgang auf.

25.11.2020 - E-Akte - Datei>Scannen>Dokumente - Es wird nur eine Seite im E-Akte Scanmodus dargestellt.

Sachverhalt:

Wenn mehrere Seiten beim Scannen in der E-Akte über die Funktion Datei>Scannen>Dokumentegescannt werden, wird im Scanmodus der E-Akte nur eine Seite dargestellt und auch gespeichert.

Übergangslösung:

Nutzung der Funktion Datei>Scannen>Seite oder Nutzung des Posteingangs.

Lösung:

Das Fachteam hat das Bug-Ticket 38150 angelegt. Bitte die Lizenznummern zum Ticket aufnehmen. Supporttickets müssen dazu nicht mehr aufgenommen werden. Das Verhalten ist mit einem der nächsten Patches behoben.

09.01.2021 - Adobe Schnittstelle Adobe Acrobat DC Version erforderlich

Die Schnittstellenfunktion bietet nur der kostenpflichtige Adobe Acrobat DC Version (ca. 13 Euro mntl). Diese vorzuhalten ist aber ohnehin sinnvoll, weil diese die Möglichkeit der einfachen und qualitativ hochwertigen Konvertierung von PDF in Word-Dokumente (zwecks Bearbeitung) bietet.

Information zur Adobe-Schnittstelle auf Terminalservern

Kurzbeschreibung:
Die Adobe-Schnittstelle zur Speicherung in die E-Akte wurde überarbeitet und ist ab sofort auch für die Nutzung auf Terminalservern freigegeben.

Download:

Die aktuelle Version der Schnittstelle steht unter folgendem Link zur Verfügung:

www.ra-micro.de/downloads

Funktion und Nutzung

Mit dieser Schnittstelle kann der Speicherdialog zur E-Akte sowohl lokal als auch auf Terminalservern verwendet werden.

Voraussetzungen

- Adobe Acrobat Standard oder Adobe Acrobat Pro ist erforderlich (nicht mit Adobe Reader).

- Benutzer muss in Adobe Acrobat angemeldet sein.

Ansichtseinstellungen

- Klassische Ansicht: Befehl „Speichern in E-Akte“ wird direkt angezeigt.

- Neue Ansicht: Dialog über das Menü „Anzeige → Speichern in E-Akte“ aufrufbar (nur angemeldet).

Besondere Hinweise für Terminalserver-Umgebungen

Damit die Schnittstelle auf Terminalservern funktioniert, sind folgende zusätzliche Schritte notwendig:

1.Anpassung der Datei SaveToEAkte.js

Nach Installation befindet sich die Datei SaveToEAkte.js unter:
- C:\Program Files\Adobe\Acrobat DC\Acrobat\Javascripts
- oder
- C:\Program Files (x86)\Adobe\Acrobat DC\Acrobat\Javascripts
In Zeile 3 muss die Einstellung geändert werden:
var useTS = false; → var useTS = true;

2. Sicherheitseinstellungen in Adobe

Unter Bearbeiten → Voreinstellungen → Sicherheit (erweitert):
- Haken bei „Geschützten Modus beim Start aktivieren“ entfernen.
- Host „ra-micro-test“ unter Vertrauenswürdige Hosts hinzufügen.

3. Neustart von Adobe

Nach den Anpassungen muss Adobe vollständig neu gestartet werden.

Ticketweiterleitung

Supportanfragen, die im Zusammenhang mit dieser Schnittstelle oder den Terminalserver-Einstellungen stehen, können zur weiteren Bearbeitung direkt an das Team E-Akte1 weitergeleitet werden.

10/2021 - IPA Server Dienststatus prüfen und neu starten (OCR Software)

Wenn es zu Problemen mit dem IPA-Server kommen sollte, kann es erforderlich sein, den Server-Dienst neu zu starten, auch wenn dieser als running/wird ausgeführt angezeigt wird.

03.01.2021 - Zur OCR Einbindung in RA-MICRO

RA-MICRO startet lediglich eine vom Anwender installierte OCR Software und verarbeitet die von dieser gespeicherten PDF Dokumente weiter. Auf Qualität und Inhalt der durch die OCR Software erzeugten PDF Dokumente hat RA-MICRO keinerlei Einfluss. Es besteht keine Sicherheit dahingehend, dass ein solches PDF Dokument die Anforderungen der EERV hinsichtlich Durchsuchbarkeit und Einbettung von Schriften erfüllt. Weitere Information

03.11.2020 - Supportleitfaden für den OCR-Workflow

Aufgrund des erhöhten Supportaufkommens zu verschwommenen bzw. unscharfen Dokumenten in der E-Akte wurde die PDF-Erstellung und die Durchsuchbarmachung von Dokumenten mit OmniPage für das Senden von Dokumenten an beA und für die Verwendung der Volltextsuche angepasst. Grundsätzlich kommt es bei der Verwendung einer OCR-Software zur Verminderung der Qualität von PDF Dokumenten. Hierauf haben wir keinen Einfluss.

Durch die Anpassung der Routine wird nicht mehr automatisch von uns das Speicherformat PDF/A für PDF-Dokumente gesetzt, so dass der Anwender dieses manuell in OmniPage einstellen muss. (s. hierzu AH 27-20).

In den Einstellungen E-Workflow/E-Akte/Speichern wurde die zentrale Einstellung „Dokumente durchsuchbar speichern“ in „OCR und Volltextsuche aktivieren“ umbenannt. Ist diese Einstellung aktiviert, kann der Anwender die neue zentrale Einstellung „PDF vollständig durchsuchbar machen und Schriften einbetten“ mit zwei zusätzlichen Unteroptionen „Speichern in E-Akte“ und „Senden an beA“ anwählen. Mit Anwahl der neuen Einstellung „PDF vollständig durchsuchbar machen und Schriften einbetten“ wird automatisch die Unteroption „Senden an beA“ gesetzt.

Bei der Funktion „Senden an beA“ werden die an den beA Postausgang übergebenen PDF Dokumente inklusive Grafiken – soweit technisch von OmniPage möglich - vollumfänglich durchsuchbar gemacht und die Schriften eingebettet.

Bei der Funktion „Speichern in E-Akte“ werden alle PDF Dokumente inklusive Grafiken – soweit technisch von OmniPage möglich - durchsuchbar und mit eingebetteten Schriften in die E-Akte gespeichert.

Je nach angewählter Einstellung werden dem Anwender im beA Postausgang neue Kontextmenüeinträge "Vollständig durchsuchbar machen u. Schriften einbetten" oder "Vollständig durchsuchbar machen u. Schriften einbetten rückgängig" angezeigt.

Durch die Einstellungen "OCR und Volltextsuche aktivieren" und "PDF vollständig durchsuchbar machen und Schriften einbetten" ergeben sich folgende mögliche Konstellationen im Programm:

1. "OCR und Volltextsuche aktivieren" ist nicht aktiv:

• rotes Warndreieck im beA Postausgang
• Keine Aufträge für OCR unter DLW:\RA\OCR
• keine neuen Menüeinträge

2. "OCR und Volltextsuche aktivieren" ist aktiv und „PDF vollständig durchsuchbar machen und Schriften einbetten“ ist nicht aktiv:

• gelbes Warndreieck im beA Postausgang
• OCR-Aufträge unter DLW:\RA\OCR werden angelegt
• Nur Durchsuchbarmachung der Dokumente ohne Einbettung der Schriften, also Programmverhalten wie vor der Halbjahresversion

• Neuer Kontextmenüeintrag "Vollständig durchsuchbar machen u. Schriften einbetten" zur beA-Nachricht im beA Postausgang --> Bei Anwahl findet die Einbettung der Schriften statt --> Anzeige des gelben Warndreiecks
• Nach Durchsuchbarmachung und Einbettung der Schriften hat das PDF den PDF/A Standard, sofern dies in OmniPage entsprechend eingestellt wurde (s. AH 27-20)

3. "OCR und Volltextsuche aktivieren" ist aktiv und Einstellung "PDF vollständig durchsuchbar machen und Schriftarten einbetten" nebst Option "Senden an beA" ist aktiv:

• gelbes Warndreieck im beA Postausgang
• OCR-Aufträge unter DLW:\RA\OCR werden angelegt
• Durchsuchbarmachung und Einbettung der Schriften bei Übergabe an den beA Postausgang
• Nach Durchsuchbarmachung und Einbettung der Schriften hat das PDF den PDF/A Standard, sofern dies in OmniPage entsprechend eingestellt wurde (s. AH 27-20)
• Neuer Kontextmenüeintrag "Vollständig durchsuchbar machen u. Schriften einbetten rückgängig" steht zur Verfügung --> Bei Anwahl Anzeige des gelben Warndreiecks
• Das erstellte Dokument ist sodann durchsuchbar, hat den PDF/A Standard - sofern dies in OmniPage entsprechend eingestellt wurde (s. AH 27-20) - enthält aber keineeingebetteten Schriften

4. „OCR und Volltextsuche aktivieren“ ist aktiv und Einstellung „PDF vollständig durchsuchbar machen und Schriften einbetten" nebst Option "Speichern in E-Akte" ist aktiv:

• Alle zur E-Akte gespeicherten Dokumente (das beinhaltet auch in RA-MICRO erzeugte Dokumente) werden durchsuchbar gemacht, die Schriften eingebettet und der PDF/A Standard gesetzt, sofern dies in OmniPage entsprechend eingestellt wurde (s. AH 27-20)

• Über die Dokumenteigenschaften des Adobe Reader kann bei der Karteikarte „Schriften“ überprüft werden, ob die Schriften eingebettet sind. Dies ist der Fall, wenn dort „(Eingebettet)“ oder „(Eingebettete Untergruppe)“ vermerkt ist.